毎日同じ作業を繰り返すのが面倒、ミスが発生してしまいイライラ・・・パソコンを使った定型作業に不満を抱えている方も多いですよね。人間は機械と違ってミスをする生き物ですし、同じことを何回も繰り返すのは疲れます。このような定型作業を自動化したいとお考えの方も多いのではないでしょうか。
パソコン作業を自動化するうえでよく耳にするのが、「RPA」と「マクロ」という2つの言葉です。RPAもマクロも聞いたことはあっても、どんな違いがあるのかは知らない方も多いですよね。実は、この2つはメリットやデメリットはもちろん、使い分け方にもかなり違いがあります。
すでにRPAやマクロを導入して業務効率化している企業も増えており、導入しないとライバル企業に差をつけられてしまうかもしれません。ぜひ、この記事で使い分け方をマスターしましょう。そこで今回は、RPAとマクロの違いについて徹底解説します。
RPAとは
RPA（Robotic Process Automation）とは、本来人間が手作業で行っていた定型作業を自動化するシステムやソフトウェアのことです。従来の「自動化」といえば、専門知識を持ったエンジニアがプログラムを駆使して、業務ソフトを操作するものでした。
一方RPAの場合は、人間が行った業務ソフトなどの操作内容を記録しておき、その内容を繰り返し再現できるようにすることで自動化します。人間がプログラムを作り込む必要がないので、エンジニアのような専門スキルを必要としないのが大きなメリットです。
RPAにより定型作業を自動化することで、人間の手で細かいパソコン操作を何度も行う必要がなくなり、ミスも防止できます。結果として作業時間を大幅に短縮でき、人件費削減・生産性向上につながるでしょう。RPAソフトには色々な種類があり、得意分野やコストもさまざまです。RPAソフト導入時はそれぞれの特徴を確認し、企業に合ったものを選びましょう。
RPAでできること
RPAが持つ最大のメリットは、パソコン上で行う操作なら何でも自動化できることです。RPAはパソコン操作を記録し、それを再現することで自動化します。マウスでのクリックはもちろん、キーボード操作でも正確に記録し再現可能です。
しかもRPAは柔軟性が高く、複数の業務ソフトを使った連続作業でも自動化できます。たとえば経理ソフトから必要なデータだけをコピーし、表計算ソフトにペーストしてデータ加工する、といった作業も自動化可能です。このようにRPAは業種を問わず使いやすく、業務効率化のメリットが大きいため多くの企業で導入が進んでいます。
マクロとは
マクロ（macro）は、特定の業務ソフトを使った操作を自動化するためのプログラムです。マクロはあくまで「プログラム」であり、出来上がった形のソフトウェアというわけではありません。自動化したい作業内容に合わせて、プログラムを作成する必要があります。
「特定の業務ソフト」ではイメージしづらいので、代表例をご紹介します。マクロを使う業務ソフトで最も有名なものといえば、やはりMicrosoft社の「Microsoft Office」でしょう。
Microsoft Officeでは、「VBA」と呼ばれる専用のマクロ言語を使って、マクロを作ります。たとえば表計算ツールの「Excel」にマクロを組み込めば、指定したWebサイトのデータを取得してセルに出力する、といった処理も実現可能です。
マクロでできること
マクロを使えば、特定の業務ソフトを使った作業であれば自動化できます。ただし、その業務ソフトにマクロ機能が備わっていることが前提条件です。
たとえば前述のMicrosoft Officeを使った作業であれば、VBAというマクロ言語を使って自動化できます。しかしWindowsの「メモ帳」にはマクロ機能がないため、メモ帳を使った作業はマクロでは自動化できません。このように、マクロはどんなビジネスシーンでも使えるというわけではないため注意が必要です。
RPAとマクロの違いを比較
RPAとマクロは「作業を自動化する」という点では共通していますが、自動化できる範囲が違います。マクロでは、Excelなど特定の業務ソフトを使った作業しか自動化できません。一方RPAであればマクロと違い、どんな業務ソフトを使った作業でも自動化できます。
また、作業の自動化を実現する方法もRPAとマクロの大きな違いといえます。マクロの場合は、基本的にプログラムを自分で作っていく必要があるため、プログラミングの知識やスキルが必要です。しかもプログラムの書き方は、自動化したい業務ソフトによって異なります。Microsoft Office製品の作業を自動化するなら、VBAというマクロ言語を習得しなければなりません。
その点RPAの場合は、人間が行ったパソコン操作を記録・再現するためのシステムがあらかじめ用意されています。そのシステムを使う為には、自動化したい操作や作業を自分自身で実施すればよいだけです。そのため、プログラミングについての特別な知識やスキルがなくても使えるのは、RPAの強みといえるでしょう。
そしてコストについてですが、RPAの場合は基本的に導入コストがかかります。一方マクロの場合は、すでに使用している業務ソフトに備わっている機能を使えばよいので、追加の導入コストはかかりません。導入するRPAソフトによってもコストはさまざまですが、コスト面で言えばマクロに軍配が上がります。
こんな場合に、RPAはおすすめ
前述のとおり、RPAは複数の業務ソフトを組み合わせた作業でもまとめて自動化できます。このような作業をマクロで自動化しようとすると、業務ソフトごとにプログラムを作らなければならずかなり面倒です。複数の業務ソフトを使った作業を効率化したい場合は、RPAの使用をおすすめします。
また、マクロ機能が使えない業務ソフトの作業は、マクロでは自動化のしようがありません。使っている業務ソフトにマクロ機能があるかどうか確認し、ない場合はRPAの使用を考えると良いでしょう。ただしRPAソフトの導入にはコストがかかるので、その点だけは注意が必要です。
こんな場合に、マクロはおすすめ
作業を自動化したい業務ソフトにマクロ機能が入っている場合、マクロの使用を考えるのも有力です。前述のとおりRPAには、導入コストがかかります。使用している業務ソフトをマクロで自動化できれば、コストを抑えて業務効率化できるでしょう。
ただし、マクロを使いこなすためにはその業務ソフトで使われるマクロの知識やスキルが必須です。エンジニアの方であればさほど苦労しないかもしれませんが、プログラミング未経験の方では習得が難しい場合も。チームメイトにプログラミングできる方がいるような場合は、お願いしてみるのも良いかもしれません。
また、マクロでは複数の業務ソフトを組み合わせての自動化は出来ません。単一の業務ソフトを使った作業に大きく時間がかかるような場合は、マクロを使用するのがおすすめです。
さて、今回はRPAとマクロの違いについて幅広くご解説しました。今回の内容について振り返りましょう。
・RPAとは、人間が行う定型業務を記録しておき、その内容を繰り返し再現することで自動化するシステム
・RPAは、パソコン上で行う操作なら何でも自動化できる
・マクロとは、特定の業務ソフトを使った操作を自動化するためのプログラム
・マクロは、マクロ機能を持つ単一業務ソフトでの操作であれば自動化できる
・RPAとマクロの違いを比較
①自動化できる範囲
RPA：パソコン操作なら何でも可能
マクロ：マクロ機能を持つ単一業務ソフトの操作に限る
②自動化を実現する方法
RPA：人間が行ったパソコン操作を記録し、それを繰り返し再現する
マクロ：専用のマクロ言語を使って、自動化したい作業をプログラム化する
③コスト
RPA：基本的に導入時にコストがかかる(RPAソフトによりコストは異なる)
マクロ：導入済み業務ソフトの機能を使うため、追加コストはかからない
・こんな場合に、RPAはおすすめ
①複数の業務ソフトを組み合わせた作業を自動化したい場合
②使っている業務ソフトにマクロ機能が入っていない場合
③ある程度のコストをかけても良い場合
・こんな場合に、マクロはおすすめ
①マクロ機能のある単一業務ソフトを使った作業を自動化したい場合
②プログラミングのスキルや経験がある、または経験者がチームにいる場合
③あまりコストをかけたくない場合
このように、RPAとマクロが持つメリットやデメリットはそれぞれ違います。とはいえ、「業務効率化する」という最終目標はどちらも共通しています。業務効率化したいとお考えの方は活用シーンやコストなどを考慮して、ご自身に合ったものを選ぶと良いでしょう。
弊社では、RPAソフトの導入をサポートしています。企業に合ったRPAソフト選びや効率的な活用の仕方など、さまざまなお手伝いが出来ます。RPAソフトを導入して業務効率化したいとお考えの方は、ぜひ一度お問い合わせください。
