経費精算の手続きはつい忙しくて後回しになりがちですよね。しかし、それは経費精算の手続きの面倒さに問題があるのかもしれません。
しかも経費精算では承認作業が滞ったり、不備による差戻しの手間がかかることもあります。経費精算ソフトでシステム化すると、こういった非効率を改善できるのです。経費精算ソフトなら、サクッと手続きをすませられるので、月末に慌てたりせずに済みます。ただ、経費精算ソフトは多くあるため、実際どれがよいのか迷うかもしれません。
この記事では、機能面や注意点など、経費精算ソフト選定や運用において押さえておきたい点も説明しています。ぜひ、しっかり検討して経費精算ソフトを導入しましょう。そこで、今回はおすすめの経費精算ソフトについてお伝えします。
経費精算ソフトにはどんな機能があるのか
経費精算ソフトの機能は製品によって千差万別です。経費精算の基本的な流れである、「申請」→「上司の承認」→「経理処理」に準じ、経費精算ソフトの機能をあげると以下のようになります。
- 申請 ：OCR、タイムスタンプ
- 承認 ：承認フロー、承認ルート変更、違反チェック、コメント機能
- 経理・精算 ：自動仕訳、会計ソフトと連携、銀行振込
- 周辺機能 ：経路検索、ICカード・クレジットカード連携、為替レート変換
そのほか、オプションとしてオペレーター入力サービスを提供している事業者もあります。
経費精算ソフトにより使える機能はさまざまです。上記の機能をほぼすべて網羅する高機能なソフトから、交通費精算がメインの特化型ソフトもあります。このため、自社の事情に応じてどのソフト選択するか検討しましょう。
経費精算ソフトを使うメリット
経費精算専用のソフトを使うと、社員の負担やリスクを大きく削減できます。経費精算ソフトを利用するメリットは主に以下の3つです。
- 入力負担の軽減
- 承認フローの円滑化
- 自動チェック機能によるリスク低減
具体的にどんな点でメリットがあるのか、次の項目以降で詳しく解説します。
申請・経理処理時の入力負担を軽減
書類突き合わせの手作業から、ツール連携で一気に処理できる経費精算ソフトに変更すると、入力の手間を大きく削減できます。従来は経路検索と運賃計算による詳細入力や、領収書と突き合わせながらの入力処理が必要でした。
しかし、ソフトならスマホ撮影による領収書の読み込み、外部サービスや各種カード連携による自動入力対応により、入力ミスもほぼなくなり目視確認だけで済むようになります。
承認フローの円滑化
経費精算において承認作業は欠かせないプロセスです。紙の申請書は承認者不在では手続きが進まず、複数の承認者がいる場合、書類がどこで滞留しているのかすぐにわかりません。経費精算ソフトのワークフロー機能により、システムにアクセスさえできればどこでも承認作業ができ、今どこで申請書が処理中なのかわかるため、承認者に片っ端から聞いて回らずに済みます。
しかも、経費精算ソフトでは承認が必要な書類が一覧で確認でき、承認漏れも起こしにくくなるでしょう。
自動チェック機能によるリスク低減
経費精算ソフトの中には、申請内容が社内規定に沿っているか自動でチェックする機能があります。遠方出張や複雑な行程になる場合、最適経路をうまく特定できず、意図せずに規定違反の申請をしかねません。
経費精算ソフトに規定内容を設定しておけば、自動チェック機能により不正な申請が起こるリスクが低減します。さらに差戻しの原因となる項目の選択ミスや記入不備も防げるため、経理担当の負担も大きく軽減します。
おすすめの経費精算ソフト：楽楽精算
では実際に、おすすめの経費精算ソフトをご紹介しましょう。
楽楽精算は交通費から出張旅費、経費から交際費まで、あらゆる経費精算に使えるクラウドソフトです。楽楽精算は国内最大手なので、使いやすさはもちろん、セキュリティやサポート面も優れています。
楽楽精算はカスタマイズ性が非常に高く、社員が普段使い慣れているシステムに似せた画面構成にできるため、システム導入にともなう負担を極力抑えられるでしょう。また、独自の経費精算ルールの設定や自動チェック機能の実装も可能で非常にスムーズに移行できます。
料金は初期費用が10万円、月額利用料が3万円からとなっています。自社仕様にカスタマイズして経費精算業務の効率化を図りたい企業におすすめです。
おすすめの経費精算ソフト：Concur
Concur（コンカー）は世界シェアトップの経費精算クラウドで、米国本社の企業が運営しています。出張・交通費や経費、交際費の精算だけでなく、経費の分析・予測機能もあり、経費管理や効果の測定に役立てられます。
社員はアプリ経由で領収書添付と経費申請ができ、法人カードによる決済は自動記録され詳細入力は不要。さらにConcurはタクシー配車アプリなど、外部サービスとの連携に意欲的で、自動入力機能を充実させつつあります。また、経理承認までの経費精算の全プロセスを自動記録してくれるため、ガバナンスも万全です。
Concurにはプランが2つあり、中堅企業向けの通常プランと拡張機能のある大企業向けプランから選びます。通常プランはユーザー数に応じた料金体系で、利用料は月29,800円から。Concurは各種サービスとの連携や、経費分析・管理機能に興味のある企業におすすめの経費精算ソフトです。
おすすめの経費精算ソフト：ハイ！経費
「ハイ！経費」は1アカウント単位で契約できるリーズナブルな経費精算ソフトです。これは他社製品のように最低利用人数を考慮する必要がありません。低コストでも標準で豊富な機能が搭載されており、経費精算業務を楽にしてくれます。
【ハイ！経費の主な標準機能】
- 「駅すぱあと」による経路・運賃計算（検索ごとの料金不要）
- ICカード読み取り、領収書の電子添付
- 自動仕訳、会計ソフト連携
ハイ！経費は基本的に経費精算クラウドですが、オンプレミス版（自社サーバー）ならば自社システムとの連携も可能です。料金はクラウドの通常版が1アカウントごとに初期費用が1,000円、利用料が月300円です。アプリや法人カード連携は今後のアップデート待ちですが、経費精算の基本的な機能が使えればよいなら「ハイ！経費」を検討してみましょう。
経費精算ソフトを使うときの注意点
自社に必要な経費精算ソフトが選定できたら、次に検討したいのは運用面です。主に以下の2つの点に注意して経費精算ソフトを使うとよいでしょう。
- アプリ利用の義務化
- キャッシュレス化
それぞれについて、以下で簡単に説明します。
アプリ利用の義務化
現在、経費精算ソフトはクラウド型が主流です。スマホアプリが提供されているのなら、手続きが手軽にできるため、対象社員に利用を義務づけるとよいでしょう。経費の金額登録や領収書添付、申請の手続きにパソコンを立ち上げるのはひと手間なので、事務処理が滞る遠因にもなります。
アプリであれば、立て替えと同時に領収書の添付や申請まで行えます。経費精算はつい後回しになり、月末に慌ててしまうこともありますよね。マメに処理してもらうことで、円滑な精算処理につながります。
キャッシュレス化
経費精算ソフト導入と同時にキャッシュレス化に移行することで、申請作業がさらに楽になります。多くの経費精算ソフトは、交通系ICカードやクレジットカードと連携でき、明細や金額の入力作業を自動化できます。交通系カードは導入のハードルも低めなので、経費精算ソフトを使うのであればぜひ検討してみましょう。
さて、今回はおすすめの経費精算ソフトをご紹介しました。経費精算ソフトを使うと交通費や経費の事務処理が楽になります。具体的には領収書の電子化や自動入力、承認フローの見える化で、面倒な経費精算事務を効率化できます。
経費精算のおすすめソフトと主な特徴は以下のとおりです。
- 楽楽精算 ：カスタマイズ性が高く、自社仕様にできる
- Concur（コンカー） ：中堅～大企業向け、高度な管理機能あり
- ハイ！経費 ：1ユーザー単位で契約可能、コスパに優れる
企業によっては経費精算処理が毎月多く発生し、小さな領収書の添付や交通費の建て替えなど細かい作業が多く、ミスや手違いによる差戻しの無駄も多いですよね。経費精算処理を電子化すると、そんな煩雑な業務をグッと楽にできます。
経費精算ソフトに限らず、定型業務にソフトを取り入れるとかなりのムダを削減できるケースが多いです。特に戻しが発生しがちな業務が気になっているなら、ソフトで解決できるかどうか、一度専門家に問い合わせましょう。
