名刺が増えすぎて自己管理に限界を感じ、名刺管理ソフトを検討される方が多くいます。名刺を紙の状態で保管・管理していると、必要な名刺をすぐ探せなかったり、うっかり紛失してしまうことも。特に営業関係の方で名刺管理がうまくできておらず、せっかくのチャンスを逃していたとしたら…もったいないですよね。
名刺の管理を社員個人に任せていたのでは、名刺ケースや社員の記憶の中に埋もれてしまう恐れもあります。そんな時に名刺管理ソフトがあれば、顧客情報をすぐデータ化できるので、散逸させることもありません。
そこで、今回は法人向けの名刺管理ソフトについて、組織内の共有や他ソフトとの連携機能などにも触れながらお伝えします。名刺管理ソフトが気になっているなら、具体的に何ができるソフトなのか、この記事でイメージをつかんでみましょう。
名刺管理ソフトとは
名刺管理ソフトとは、名刺の文字をスマホカメラやスキャナーで読み取ってデータ変換し、パソコンやスマホで情報を管理するソフトです。名刺をデータ化すればファイリングが不要になり、名刺を探す時間を大きく短縮できます。
名刺管理ソフトには個人向けの「Eight」のような無料アプリのほか、法人向けの有料ソフトもあります。ソフトによっては便利な機能を搭載したものがあり、名刺情報の社内共有機能や、他ソフトとの連携機能があれば、営業活動をより効率的に進められるに違いありません。
名刺管理ソフトのメリット・デメリット
ここで、名刺管理ソフトを使った名刺管理にはどんなメリットがあり、またデメリットがあるのかを紹介します。業務効率の点を勘案すると、少々のデメリットがあってもメリットが大きく上回るでしょう。
名刺管理ソフトのメリット
名刺管理ソフトを利用すると、名刺情報の管理において3つの点を効率化できます。
- 名刺情報の確認
- 名刺情報の登録
- 名刺情報の共有による業務効率化
- 完璧なスキャンが困難
- コストの発生
- CRMとの二重管理
- メリット ：名刺情報の「確認」「登録」「共有」の効率化
- デメリット ：完璧な入力の困難さ、コストの発生、CRMとの二重管理
名刺情報の確認の効率化
名刺を紙の状態で保管していると物理的な制約を受けてしまいます。名刺を探し出すのに時間がかかったり、情報を確認するのに帰社するか同じ部署の人に確認してもらわなければならないのは歯がゆいですよね。名刺管理ソフトで情報がデータ化されれば、社外にいてもすぐに検索して名刺の情報を探し出せます。
名刺情報の登録を効率化
名刺管理ソフトでは名刺情報を一瞬で読み取り登録します。一つ一つの項目を手入力するわけではないので、名刺情報の登録は比較的短時間で済みます。ただ、情報登録が手早くできても、まとまった枚数になるとある程度の時間がかかるのは否めません。
名刺情報の共有による業務効率化
名刺情報の共有機能があれば、社員がそれぞれ集めた名刺の情報をデータベース化して社内で活用できます。それにより、同じ営業先にアプローチするムダを回避できたり、古い名刺の内容を新しい情報に更新したりと、名刺の情報に紐づく業務を効率化できるでしょう。
名刺管理ソフトのデメリット
名刺情報を効率的に活用できる名刺管理ソフトのデメリットをあげるならば、主に以下の3つになります。
すべての名刺を完璧にスキャンできない
名刺管理ソフトは紙の名刺より管理の手間を省けますが、完全な自動化はまだ難しいのが現状です。名刺管理ソフトや手持ちの読み取り端末の性能によっては、名刺の情報を誤って認識したり、読み飛ばしてしまうこともあります。その場合は人力での修正入力が必要になるでしょう。
名刺情報が正しく反映されているか目視チェックをしなくてはなりません。名刺管理ソフトによっては専任オペレーターによるデータ確認や修正入力のサービスを提供しており、それを利用するのも一つの方法です。
コストが発生する
法人向けの名刺管理ソフトは有料のものが多いです。社員が個人的に名刺の整理や管理に使うのなら、無料のスマホアプリでもこと足ります。ただし、効率的な業務遂行を目的とし、組織的な導入を検討しているのであれば、機能やサポートが充実した有料ソフトがふさわしいでしょう。
CRMとの二重管理
顧客に関する情報は、顧客管理システム（CRM）や専用データベースに集約させていることが多いですよね。名刺管理ソフトで読み取った顧客データを業務システムに反映できなければ、情報の重複が生じてしまいます。顧客情報を一元管理したいのであれば、名刺データの統合や連携機能のある名刺管理ソフトを選択しましょう。
おすすめの名刺管理ソフト：CAMCARD BUSINESS
名刺の情報を個々の社員や部署単位の「点」でなく、企業単位の「面」で活用できると、効果的な営業につなげられるでしょう。高機能な「CAMCARD BUSINESS（キャムカード・ビジネス）」は、戦略的に名刺の情報を活用したい企業にぴったりです。
【CAMCARD BUSINESSの主要機能】
- わずか5秒の読み取り速度
- 名刺の社内共有
- 各種のCRMやSFAと連携可能
名刺の高速読み取り
名刺の情報登録にかける時間はできるだけ短く済ませたいですよね。CAMCARD BUSINESSではわずか5秒で名刺の読み取りとデータ化が完了します。もし読み取りがうまくいかなくても、オペレーターの修正入力サービスがついているので安心です。
顧客データの共有機能
社員が受け取った名刺情報は、共有範囲を細かく定めて共有もできます。そのため、社員個人でなく組織単位でアプローチすることも可能です。担当社員の異動や退任による引き継ぎがスムーズでないと、営業活動は停滞を起こしがち。しかし、CAMCARD BUSINESSなら名刺情報を後任者に簡単に引き継げるため、顧客のフォローやアプローチも問題なく継続できるはずです。
CRMやSFAなどの業務ソフトと連携可能
せっかく名刺情報を扱いやすくなったのに、顧客情報を他の業務ソフトに改めて入力しなくてはならないのは面倒ですよね。CAMCARD BUSINESSは顧客管理システムのSalesforceなどと連携でき、読み取った情報を自動転記してくれるので効率的です。
おすすめの名刺管理ソフト：Ai名刺解析プラグイン
サイボウズ社のkintoneを利用している企業におすすめなのが「Ai名刺解析プラグイン」です。展示会などのイベント集客で多くの名刺を獲得できても、その後の情報登録が手間ですよね。つい入力作業が後回しになってしまい、フォローが後手になったり、名刺がどこかに行ったりしては大変です。
そんなとき、名刺情報の入力補助ツール、Ai名刺解析プラグインを利用すると、とても楽になります。名刺をスマホのカメラで撮影するだけで、氏名や連絡先などの情報をキントーンのアプリの該当フィールドに自動投入してくれるので、登録作業にかかる時間を大きく削減できます。
また、Ai名刺解析プラグインは簡易OCRソフトとしても使え、名刺以外にも各種帳票や資料の読み取りができます。ちょっとした書類の内容を自動でデータ化し、後で加工や処理が行える状態にしてくれるのは便利です。
なお、Ai名刺解析プラグインの使用にあたっては、kintoneの契約のうち、プラグインの利用が可能な「スタンダードコース」の加入が必要です。
名刺管理ソフトの選び方
名刺管理ソフトを選ぶにあたっては、ソフトの機能・サービスや料金体系を考慮します。それぞれについて詳しく説明します。
必要な機能・サービスを見極める
名刺管理ソフトの機能やサービス内容はソフトによって千差万別です。いらない機能を搭載したソフトを使っても、コストがかかるばかりであまり意味をなしません。欲しい機能を見極めてソフトを選びましょう。
名刺情報の効率的な活用のため、検索性やシステム連携、データ活用のしやすさについて必ず見るのがベスト。部門内外で名刺情報を活用する予定なら、組織改編の可能性も考慮し、共有や閲覧の範囲を柔軟に指定できるソフトが適しています。
ほかに、タグ付け（ラベル付け）のやりやすさや、タグごとにまとめて処理できる設計かどうかも後々の使い勝手を左右します。顧客管理システムに移して情報を一元管理するなら別ですが、名刺管理ソフトで管理を完結させたい場合には要チェックです。
全社展開や入力サービスを考慮した料金設定か
ひとまず営業部門にソフトを導入したが、その利便性から早々に他部門でも導入を決定するケースもあります。全社展開を想定し、まとまったユーザー数や名刺枚数でもリーズナブルに使える料金体系かどうかをあらかじめ確認する必要があります。
また、ソフトで認識不能な名刺はオペレーターサービスを利用することになります。オペレーターの利用はどこまでが料金の範囲内なのか、追加料金や条件も見てソフトを選択しましょう。
さて、今回は法人向けの名刺管理ソフトについてお伝えしました。
名刺管理ソフトは名刺情報をデータ化し、効率的に扱うためのツールです。最後に名刺管理ソフトについて改めて確認します。
【名刺管理ソフトのメリット・デメリット】
【おすすめの名刺管理ソフト】
- CAMCARD BUSINESS：高度な共有・連携機能あり
- Ai名刺解析プラグイン：キントーンアプリに名刺情報を自動投入
【名刺管理ソフトの選び方】
- 機能の見極め：必要な機能を絞り適正コストに
- 料金体系：将来的な全社展開、入力サービスの諸条件を考慮
法人向けの名刺管理ソフトは、情報の管理と処理を効率化できる各種の機能を備えています。名刺情報を自社の資産ととらえ、組織的に管理すれば営業活動も抜けなく行えるはず。
名刺にまつわる悩みごとをすっきりさせたいなら、お試しでも良いので名刺管理ソフトを導入しましょう。弊社も名刺管理ソフトを扱っているので、ソフトの導入を考えている、ないしソフトについて迷っている場合はまずご相談ください。
