最近では状況が状況なので、リモートワークを導入する企業も増えましたよね。でも中小企業の方は「まだ出勤している」「そもそもリモート制度を取り入れていない」という企業さんも結構多いのが現状です。
なぜならITを導入する、となると「費用がかかりそう」「パソコンすら使えないのに、うまく使いこなせないだろう」など不安があれこれ出てくるから。確かに、最初は使い方に慣れないのでとまどうことも多いでしょう。
しかし、中小企業がITを取り入れることはとても大きな意味があります。社内の業務の効率化だけでなく、新しい事業のチャンスなどもつかむことができるかもしれません。つまり、会社の経営や業務をうまく回すためには、今やITが必須なのです。
それでは今回は、中小企業のIT化とはなんなのか、また中小企業がITを導入するためのポイントについてお伝えします。ぜひ、ITを導入して社内の環境を劇的に変化させましょう！
中小企業のIT化の目的
中小企業庁が出しているIT化の目的は以下のような点があります。
「（１）生産性の向上
IT化により多くの情報収集・蓄積・活用が可能となるため、顧客ニーズへの迅速な対応、在庫の削減、納期短縮、生産・流通・販売等の効率化等が実現できる。このようなことを通じて、労働生産性の向上、売上高や利益の増加を図ることが期待される。
（２）ビジネスチャンスの拡大
インターネットの活用により、一度に多数に向けて情報発信を行い、また幅広い情報収集・情報交換を行うことが可能となる。これにより、今までの取引関係にとらわれることなく多数の企業、消費者と取引できることとなり、ビジネスチャンスが飛躍的に拡大することが期待される。」
引用：https://www.chusho.meti.go.jp/keiei/gijut/it_01.html
例えば調べ物をするときに、多くの人がインターネットを使いますよね。それと同じようにITを使うことで様々なデータや情報を手に入れることができます。それによって、問い合わせの対応や生産・営業の管理を効率化して、結果的に業務そのものの効率化につなげるという点が目標です。
また、インターネットによってより広い範囲の情報を得ることができるようになったり、SNSや検索結果での広告を出したり、コミュニティに参加して情報を発信・交換ができるようになりました。その情報を使って新しいビジネスを企画したり、いままで関わってこなかった取引先と関わることができるようになるでしょう。
これだけ見ていると、中小企業でのIT化は素晴らしいもののように感じますよね。しかし、その現状はというと、IT化はまだ浸透していません。その理由について、次で詳しく分析しましょう。
中小企業のIT化の現状
中小企業でITをうまく使えている企業はまだまだ少ないのが現状です。なぜこうなってしまうのか、その理由をお伝えしましょう。
人手不足により、ITについて詳しい人が社内でも少ない
中小企業の大きな悩みといえば、「人手不足」ですよね。そのため相対的にみて、中小企業はITに詳しい人が少なくなる傾向です。
また、「詳しい」という場合でもその知識レベルにばらつきがあります。例えばパソコンでWord・Excelをなんなく使える人もいれば、自分でシステムを組むことができます！という人もいますよね。若い世代の人は学校でパソコンの授業があったり、携帯電話を持つ機会も多かったのでITに対して抵抗が少ないですが、少し上の世代の方だとパソコンでローマ字入力をするのも一苦労・・・なんて人も。
さらに、中小企業ではなかなか人を教えることも少ないので知識を広める機会も少なくなってしまいます。つまり自社の中でITの知識を広められないので、結果的に企業ごとにITのレベルに差がついてしまうと言えるでしょう。
費用が限られている
他社のシステムやサービスを導入しようとすると、どうしても初期費用や月額費用がかかってきます。残念ながら、そのシステムやサービスに対してまだお金を払う余地が無い企業さんが多いです。
さらにそれを使いこなそうとすると、業務時間中にあれこれ操作をしていると時間がかかる場合もありますよね。そうなると、プラスして人件費もかさんでしまいます。そのことを心配して、なかなか大幅なITの導入を懸念する企業さんも多いでしょう。
まだまだ「紙」「ハンコ」などの文化が残っている
最近ではリモートワークの導入がどんどん進んでいますよね。でも、その中でも特に課題が多いのが、「ハンコを社外に持ち出すことができず、ハンコを押すために出社する」という現象が起きていること。ハンコがあることで、ITで全て解決できなくなっています。
また、資料やマニュアルなどをまだ電子化しきれていない、という企業さんも多いですよね。日々の仕事が忙しく、スキャンする時間もない・・・などの理由もあるでしょう。
この旧来の文化があるために、全てITで解決できない課題があります。とはいえ、最近ではOCRのように撮影するだけで文字を読みとてくれるシステムや電子ハンコのサービスも開発されつつあるので、この問題は近いうちに解決されるかもしれません。
中小企業をIT化を進めると、こんなメリットがある
費用や人材面でまだまだ課題が多い中小企業のIT化。しかし、今や中小企業でもこれからの時代に生き残るためにはITを使いこなすのが必須です。その使いこなすメリットについて解説しましょう。
残業を減らすことができる
例えばタイムカードから勤怠のシステムへ入力するのは、地味に時間がかかりますよね。また紙の書類をデータで入力するのも、手間がかかるところ。このような事務作業はなんとか効率化したい！と考える人も多いはず。
これをITで導入すると、一気に事務作業の時間が短縮されます。例えば勤怠システムを電子化すれば、出退勤の打刻漏れのチェックが楽になります。また、残業時間が多い人が誰なのかの管理もできるようになるので、効率化が測れるに違いありません。
実際に大企業でも事務作業を効率化するツールを導入したことによって、残業時間を減らした事例がいくつもあるのだとか。こうして作業を効率化することで、残業を減らして早く帰ることができるようになるかもしれません。
情報の共有が簡単になる
例えばマニュアルや資料で、紙で管理していると「あれどこにいったっけ？」と探した経験はありますよね。紙の資料だとかさばってしまうし、探すのが大変・・・と感じる方も多いでしょう。
これらをITで管理するようにすれば、パソコンでさっと検索することができるようになります。また、新しく追加したい資料がある場合もスキャンして読み込めばOK。マニュアルや資料を探すときも、時間が短縮されるに違いありません。
人手不足を解消することができる可能性がある
今まではデータ入力も人が足りていないときは「手伝って」って声をかけていたこともあるでしょう。とはいえ、どれだけ人を入れてもやはり足りない、周りも忙しくて声をかけるのも申し訳ない・・・ということもありますよね。
特に中小企業は人が少なく、一人当たりの業務が多くなりがちです。そんな時にITを取り入れて作業を自動化してくれると、今までの人手をカバーできるでしょう。チェック作業やデータ入力は機械の方が正確に行ってくれるので、ミスも少なくなります。また、私たちが入力するよりも早いスピードでデータを入力してくれるので、人手がなくても対応することができるようになります。
思っているよりも安い費用で導入することができる
今やITは多くの企業が導入しつつあり、それにともない導入時の金額も安くなっています。例えば弊社の扱っているRPAでも、安いものは月額7万円から導入することができます。
ただし、ITを利用するには社員のITリテラシーを高めたり、知識を身につける必要があるでしょう。社員が一丸となって使い方を教え合う、などができれば最も効率的ですが、そのような段階になるには少し時間がかかります。
とはいえ、そのような手間がかかるとしても先ほどお伝えしたように残業時間が減って業務が効率化できると考えると、費用対効果は高いと感じるに違いありません。
中小企業がITを使いこなすためのポイント
では、中小企業がITをうまく使うにはどうすれば良いのでしょうか。そこで、ITを使いこなすためのポイントについて解説しましょう。
導入時には補助金を使う
ITを導入するのに費用が足りない、と心配する企業さんは補助金を使いましょう。現在中小企業で使えるIT関連の補助金のサポートがあります。
最もわかりやすいのが、「IT導入補助金」でしょう。この補助金はソフトウェアの導入などで使うことができます。補助金には
・30万円〜150万円
・150万円〜450万円
の2種類があり、それぞれ補助でもらえる率はかかった費用の2分の1以下になっています。これなら、少し金額の大きいITツールを導入するときでも使えますよね。
もちろん応募する期間や申請が必要だったり、条件等もあるので詳しい内容はホームページを確認する必要があります。もし補助金を使いたい場合は、早めに「IT導入補助金」のページをチェックしましょう。
まずは小さい単位から導入する
社内の大きなシステムを一気にIT化すると、現場社員も大きな混乱が出てしまう可能性も。
このためまず企業全体よりも、一つの部署、一つのツールなど限定的な範囲から導入することをおすすめします。なぜなら、いざ使ってみた時にいろんなトラブルが起きてしまった時に社内の業務が全てストップする可能性もあるためです。
また、ITを導入するときももちろん他社の事例を参考にするのも一つの手ですが、そのまま自社で導入できるかどうかはまた別の問題です。そのため、しっかり自社の状況を考えて「自社にあった形で」導入しましょう。
ITに関して相談できる相手を見つける
システムやサービスについて何かわからないことがある場合、だいたい営業窓口へ問い合わせをしますよね。そのようにITについてわからないことがある場合は、詳しい人に聞きましょう。
仕事でも「わからない点は質問する」は必要なポイントですが、このように「ITでこんなことってできないかな」などを相談することができると、必要なサービス等を提案してくれることもあります。
まとめ
さて、今回は中小企業のIT化とはなんなのか、また中小企業がITを導入するためのポイントについてお伝えしました。今回の内容をざっと振り返ると、以下のようになります。
・中小企業のIT化の目的とは「生産性の向上」「ビジネスチャンスの拡大」
・しかし、中小企業のIT化はまだ進んでいない。その理由としては「人手不足」「紙・はんこ文化が残っている」「費用がかさむ」などの点がある
・とはいえ、中小企業がIT化を行うと「残業が減る」「情報の共有が簡単になる」「人手不足の解消」「長期的にコストを抑えることができる」などがある
・中小企業がITを導入するときのポイントといえば「補助金を使う」「まずはチーム、部署などの小さい単位から始める」「ITに関して相談できる相手を見つける」などがある。
これからの時代、中小企業でもITを導入し使いこなすのは必須となるに違いありません。ぜひ、今のうちから導入しましょう。弊社ではそんなITを導入する際のコンサルティングも行っています。「何からやればいいのかわからない・・・」という方は、まずはお問い合わせください。
