毎月月末になると請求書を発行する、交通費の書類を提出するなどの事務的な業務は地味に忘れそうになったり、書きもれなど発生しやすいですよね。そんなときは提出する人も提出される人もどちらも「ミスがあったらいちいち伝えて・・・」としていると互いに手間がかかって、いらいらすることもあるかもしれません。
こういう単純な業務をまるっと自動化したいなぁ、と考える方もいるでしょう。結論を言うとそれはRPAを導入すれば簡単にできてしまいます！
とはいえ「RPAってなんだ？」「わけわからないものを導入すると現場が混乱しそう」「実際効果がどれくらいあるのかわからない」など、様々な懸念の声がありますよね。この記事ではそんな不安の声についてお答えします。
それでは今回は、業務を自動化するソフトウェア「RPA」について解説しましょう。
業務自動化・RPAとは
RPAとはロボットの技術によって業務の流れを自動化することを指します。
最近になってRPAが注目を浴びるようになったのは、やはり働き方改革のため。これまで人間が行ってきたパソコンを用いたデスクワークの作業プロセスを自動化できるようになり、業務が効率化されることで残業を少なくしよう、という目的でRPAを導入する企業がどんどん増えています。
でも、自動化するだけなら「Excelのマクロ使えばよいのでは？」という声もありますよね。確かに自動で入力するならExcelのマクロでも問題はないのですが、Excelやそれと関連付けるソフトウェアしか使えなかったり、マクロの知識が必要になります。
それに対してRPAは社内のシステムやExcelやWordなどのオフィスソフトウェアを私たち人間に代わって操作したり、設定したルール通りに作業をします。そのため特に専門の知識は不要です。
業務自動化・RPAのメリット
では、業務を自動化するメリットについてお伝えしましょう。
業務が効率化できる
RPAを導入する一番のメリットはやはり業務を自動化することで効率化できることです。
たとえばデータ入力一つとっても、人間の入力する字数は1分間で300文字程度ですが、コンピュータが自動で行えば一瞬で何千文字も記入できるでしょう。また、コンピュータが作業している間は私たち人間が別の業務をすることができます。これなら、私たちが本当に重要な業務に回ることができますよね。
もちろん作業にかかる時間も今までより短くなるので、定時で帰ることもできるかもしれません。
プログラミングの知識が不要
いままで業務を自動化するソフトウェアやシステムを構築する場合はプログラミングの知識が必要でした。そうなると、エンジニアが不在のときはトラブルが起きても対応ができない、詳しい使い方を知る人が限られる・・・などの課題があります。これでは、不便ですよね。
RPAなら、皆さんがよく使っているソフトに組み込む形になるので、使い勝手が変わらず混乱しないでしょう。また、エンジニアでなくても使いこなすことができるような設計になっているので、「パソコンはあんまり強くないんだけどどうしよう？」と感じている方でもすぐに使えるようになるに違いありません。
24時間対応できる
たとえばずっと作業をやらないと終わらないのに、残業時間が気になってできない・・・となると、困ってしまいますよね。
でもRPAならシステムを止めない限りは、24時間365日稼動しています。しかも人間と違うのは、疲れてパフォーマンスが落ちることがないことです。作業を正確に行えるので、いままでよりも余裕のあるスケジュールを組むことができるでしょう。
業務自動化・RPAのデメリット
ではRPAのデメリットについてもお伝えします。
単純作業はできても、業務の丸投げはできない
たとえばRPAは「請求書を発行して」「大量のデータを入力して」など一つ一つの業務を自動化することはできます。けれども「事務の仕事全部やって」はできません。システムは人間が指示を出したことはミスなく自動でできるのですが、優先順位をもって作業を行えないのです。
このため、業務のすべてを自動化することは現地点では難しいでしょう。一つ一つの作業をどうやって行うのか、を指示する人をつける必要があります。
経験則が必要な仕事には対応が難しい
たとえばベテランの社員さんが「こういうときはこんな感じで」など経験から判断する、ということはあるかもしれません。しかしRPAは残念ながらこのようなな対応は苦手な傾向があります。
RPAができることとは、「判断基準が明確な作業」です。このため経験則で判断する業務はまだまだ対応が難しいでしょう。
社内でRPAについての担当を作る必要がある
特に人事異動がある企業の場合、RPAを導入したときの担当者やRPAに詳しい社員が異動していなくなる、ということがありますよね。そうなってしまうとせっかく導入したRPAでトラブルがあっても対応できなくなってしまう、なんてことも。
このためRPAの担当を作るだけでなく、社内でRPAのマニュアルを作りましょう。もちろん少し手間がかかってしまう部分もありますが、他の人への引き継ぎがスムーズになるだけでなく、引き継いだ人がRPAを使いこなして業務をさらに効率化させることができるかもしれません。
さて、今回は業務自動化のRPAについて解説しました。
・業務を自動化するRPAとは、プログラム知識がなくても使えるので今人気
・RPAのメリットとは、業務が効率化する、24時間稼動することができる、専門知識がなくても大丈夫
・RPAのデメリットとは、業務の丸投げができないこと、対応できる範囲に限りがあること、社内でRPAの担当やマニュアルを作る必要があること
など、なぜRPAが人気であるのかがわかりますよね。働き方改革がどんどん進んでいるので、今後もRPAを導入する企業がどんどん増えるでしょう。
弊社ではRPAの導入支援、またはサポートなどを行っています。今の業務を自動化することで少しでも楽にしたい、効率化させたいとお考えの方は、まず一度弊社へお問い合わせください。
