手間がかかる事務作業も、RPAで自動化すれば楽々になる！

請求書を出す、データを入力する、簡単な質問への電話対応をしているなど、意外と時間と手間がかかりますよね。毎月の締め日になると事務の人が忙しそうにしている、何やら結構残業している・・・などなどの風景をもしかしたら見たことがあったり、あるいは自分がそんな感じにバタバタしているなんてこともあるかもしれません。

定型作業ばっかりやっている暇なんてないんだ！もっと私は別の業務をやりたいのに！というそこのあなた、なんとRPAツールを導入すれそんな作業をささっと終わらせてくれます。

えっ、RPAという言葉は初めて聞いたわという人もいるでしょう。RPAとはロボティクス・プロセス・オートメーションの略で、ロボットによる業務自動化のことを指しています。つまり単純作業はロボットやソフトウェアでやってくれるということ。

そんなRPAなら、果たしてどこまで事務作業が自動化されて楽になれるでしょうか。ということで今回は、事務作業がどれくらい手間がかかって、RPAでどこまで自動化できるかについてお伝えしましょう。

 

手間がかかる事務作業とRPAで自動化できる作業とは

まずは一般的に考えられている「事務作業」について一緒に考えましょう。だいたい事務作業、と聞くと以下のような作業が上がりますよね。

・見積書発行

・請求書データ入力

・交通費精算

・定期的書類の発行

・問い合わせ対応

・入金・出金業務

・会計システムへの入力

・メールの送受信

・勤怠システムのチェック

・人事の評価システムの入力

これらのことは、結構こまごましていることのように感じられるでしょう。また、その頻度も月に1回、週に1回など頻度はさまざまなので、たまに「あっ、忘れていた！」といった事態もあるかもしれません。

でもRPAなら、なんとこれらの事務作業を自動化することができます。しかも自動化なので、システムの不具合さえなければミスなく、確実にこなしてくれるでしょう。

これなら今までこまごまとした事務作業で取られていた時間を、別の業務に使うことができますよね。

 

実際に事務作業を自動化した事例

とはいえ、じゃあ実際にどんな企業がRPAを使っているのか気になるでしょう。実際に企業が取り入れた例を紹介しましょう。

計測機器や医療機器の開発を行う島津製作所では、取り扱い機器の部品保証サービスでの伝票処理で課題を抱えていました。なんでも当初は年間4800件もの伝票処理を専任の社員さん1名が行っていたとのこと。これだと、負担が大きくて大変ですよね。

そこで同社はRPAを導入し、伝票処理をすべてロボットに任せました。すると1件あたりの入力時間が18分から2分に減らすことに成功しました。つまり作業にかかる時間を9割減らすことができたのですちなみにこのロボットは「バーチャル（仮想）社員」として扱われ、「サ統はじめ」という名前もついています。

RPAはこのように、事務作業を自動化するだけでなく場合によっては社員の一員のように扱うこともできるでしょう。

 

RPAで事務作業を自動化するメリット

では、事務作業を自動化するメリットについてお伝えしましょう。

業務にかかる時間を短くできる

例えばデータ入力を一つ取り上げましょう。だいたい人間は1分間200文字程度タイピングできますが、ミスがあったりすると余計時間がかかってしまいます。しかも請求書の打ち込みなどは1枚だけでなく何十枚もの打ち込みがあったり、手書きの書類があれば「これなんて読むのわからない」となれば余計時間がかかって、結局作業が終わらない・・・なんてこともしばしば。

でもRPAならこのような面倒な事務作業を自動化することで、業務にかかっていた時間を短縮できます。しかもRPAによって自動で入力できれば、人間が入力するよりもミスが減るでしょう。このため、事務作業にかかっていた時間を大幅に短くすることができます。

教える時間がなくても大丈夫

例えば事務部門に新人さんが入ってきたとき、「この書類は請求書で、このシステムに入力する」「この作業は毎月〇日に発生する」などを教える必要がありますよね。マニュアルが完備されている仕事場であれば教えることはそんなに苦労しませんが、そうでない場合は実は結構手間がかかるもの。そして教わる側の人たちも、覚えようと一苦労するでしょう。

でもRPAなら事務作業の手順を1回教えれば、すべて自動化して行ってくれます。もちろんロボットなので一度覚えた作業はきちんと覚えていてくれるので、何回も教える必要はありません。これなら、「忙しくて教えているひまがない！」という企業さんでも、導入できるでしょう。

今まで使っていたソフトから変更しなくて良いので、とまどわない

RPAと聞くと、実際に使う現場の人は「なにか新しいソフトを導入しないといけないの？でも、そもそもパソコン苦手だし使い方になれることができるのか？」ととまどうかもしれませんよね。

でも大丈夫、RPAはExcelなど通常使っているソフトに組み込む形が一般的です。そのため事務作業が自動化されても、操作が大きく変わることはないでしょう。

これなら、パソコンの操作が苦手な人でも安心です。

 

まとめ

さて今回は、事務作業を自動化するためのRPAについてお伝えしました。ここでざっくり内容を振り返りましょう。

・RPAでは「データ入力」「請求書発行」などの事務作業を自動化できる

・事務作業を自動化するメリットとしては、時間の短縮、教育の不要、ソフトの変更がないなどがある

・実際に事務作業を自動化するためにRPAを導入して、作業時間の9割を削減した例もある

事務作業をRPAで自動化することは業務の効率化につながります。そうすることで今までの残業がなくなって定時で帰れるようになったり、他の業務ができるようになるので結果的に企業に良い影響を与えるでしょう。

少しでも興味をもった場合は、まずは弊社にお問い合わせください。