単純作業がずっと続く、意味のない仕事を延々とやっている状況だと効率が悪いですよね。延々と同じ作業をしているとだんだんミスが多くなるので、そうすると全体的な生産性も下がってしまい、社員のモチベーションも下がってしまいます。
なんとかしてそれをとどめるために、業務プロセスを改善したいところ。例えば業務の内容を変えたり、業務の中の作業をピックアップしてどれが効率化できるのではないかと検討するなど、方法はいろいろあります。
とはいえ、いざ業務プロセスを改善しよう！となったときにまず何から手をつければ良いのか迷うでしょう。そんなわけで今回は、業務プロセスを改善したいときに知っておきたいことについて解説しましょう。
業務プロセスを改善する、とは何をするのか
まずは業務プロセスを改善するとはどういうことなのか、説明します。といっても、文字そのままの「業務の流れを変えて、もっと効率良くする」という意味あいが強いでしょう。
例えば請求書の発行にも「請求書を出す→印刷する→提出する」という流れがありますよね。もしかしたら、ここにも仕事の「無駄」が発生しているかもしれません。
あるいは順番を変えことで、仕事がスムーズに行くこともあるでしょう。この無駄を省くのが、業務プロセスの改善です。
つまり業務プロセスを改善する目的は、今までと業務の内容を調整するだけで良い品質の結果を得られるようにするためなのです。
業務プロセス改善をする前に必ずやるべき下準備
では、そんな業務プロセスを改善する前にやるべきことを見てみましょう。
現場のスタッフのニーズを汲み取る
一番大切なこととしては、現場のスタッフが何に困っているかを汲み取ることです。例えばRPAツールを使うにしても、現場の声をまったく無視して導入してしまうと、結果的にRPAツールが現場で使われなくなってしまって無駄になってしまった・・・ということも結構あります。
このため、業務プロセスを改善するには、まず現場のスタッフがどんな状況でどんな課題を抱えているのか、をきちんとヒアリングしましょう。
社員一丸となって「共通認識」を持つ
業務プロセスの改善は、一つの部門にとどまらず複数の部門まとめて行いましょう。というのも業務を洗い出していくうちに複数の部門で同じような仕事をやっている、ということがあるかもしれないためです。
また、社員全員が「何のために業務プロセスを見直すのか」の目的意識や「そもそも業務プロセスを改善するとはどういうことなのか」の定義を持つと、改善がスムーズに行くようになるでしょう。
業務プロセス改善を行う時の手順
では実際に業務プロセスの改善を行うときの順番についてお伝えします。
業務の内容の洗い出し
まずは業務の内容を洗い出しましょう。
この時、改善して効果があるものは「確実性」や「安全性」が求められていない作業から改善することをおすすめめします。というのもこの作業にRPAを導入するようになった場合、失敗したときのリスクが大きいからです。
このときに、
「どんな業務をやっている」：内容を説明
「誰が」：社員・アルバイトなのか
「どんな頻度で」：月1、週1、毎日
「どのくらいの時間がかかっているのか」：〇時間
「この仕事での課題」：同じ作業ばかりなので、私でなくても良いのでは？
「この仕事がなくなったら、何をするか」：定時で変えることができる
などを書いてもらうのがおすすめです。
優先順位をつける
業務の内容を洗い出したら、その業務に優先順位をつけましょう。例えば「月次の集計は単純作業だからそんなに優先順位は高くない」「企画の仕事は他にできる人がいないから優先順位が高い」など、話しあいながら決めていきます。
すると「優先順位の低い仕事が社員ばかりにまとまっている」「この仕事はこんなに時間をかけるものではない」などの課題が見えくるでしょう。この課題をもとに、次のステップに進みます。
原因を突き止め、改善案を出す
皆で出し合った課題から、改善案を出しましょう。重要でない業務は他の人にふる、業務そのものが必要なものか検討する、などなど。
ちなみに業務プロセスを改善すると効果が上がる仕事としては
・マニュアルがない場合→マニュアルを作成することで、整理する
・マニュアルがある単純作業の場合→RPAツールを導入することで効率化
などが考えられるでしょう。
また、これは個々の細かい業務の話ですがもっと大きく業務の効率化の計画を立てる必要があります。ツールを導入するにはどれくらいのコストがかかるのか、このツールを使うことでどれだけコストを減らすことができるのか、などを計算し、いつその計画を実行するのか、まで落とし込みましょう。
計画を実行・評価・改善
計画を立てたら実行します。このとき実行するに当たって、多少ずれはあるかもしれませんんが計画通りに実行することがポイントです。この「計画からのずれ」の度に計画を修正すると、そもそもこの改善のどこが成功したのかを見失ってしまうからです。
そしてその計画に沿っているかどうかを実際の結果に基づいて評価しましょう。これによって計画に無理がないかどうか、設定した数値がクリアできてなかったらなぜダメだったのか等を分析し、次の計画で活かしましょう。
まとめ
さて、業務プロセスを改善するための下準備とやり方についてお伝えしました。それでは、今回お伝えしたかった内容について振り返りましょう。
・業務プロセスを改善するのは、業務における無駄を省くため
・下準備としては、現場の声を聞くことと社員同士一丸で共通認識を持つこと
・やり方としては、まず現状の業務を分析し、課題点を出し合い、計画をたて実行し評価した後改善する
PDCAを回す、というのはさまざまな仕事のやり方で聞いたことがあるかもしれません。ここでお伝えしたことは本当に一部分のことなので、まだしっくり来ない方もいますよね。弊社はそんなRPAツールを導入する際のコンサルティング等を行っています。まずは業務についてなにかしら改善したいと考えた場合は、ぜひ弊社までお問い合わせください。
