営業や異業種交流会などで、名刺交換をする機会は多いですよね。特に営業担当者、企業のさまざまな業務窓口担当者は、交換した名刺の管理をどのように整理したらいいのかという共通の悩みがありました。そんな名刺を、名刺管理ソフトを比較検討の上で導入し、生産性を上げている企業が多くでてきています。
名刺管理をすると、名刺管理の手間が省けて、必要な時に必要な情報がスピーディーに見つかります。そうなると、業務が効率化され生産性が向上します。また、企業によっては見込み客の管理としても利用できるかもしれません。
名刺管理ソフトの基本的な性能は、名刺情報の取り込み、共有化、名寄せ、営業支援、システム連携などです。とはいえ、自社が抱えている名刺に関わる課題を解決するためには、どの名刺管理ソフトが最適なのか迷っている担当者も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、名刺管理ソフトについての基本的な項目からメリット、性能別に徹底比較して解説します。
名刺管理ソフトとは
名刺管理ソフトとは、従来紙ベースで担当者がファイリングして整理保管していた名刺をスキャニングして、デジタル情報として保管するソフトのことをさします。名刺の整理と管理、使用目的は、業種や職種、企業の経営方針によってさまざまです。そのため、企業に名刺管理ソフトの製品やサービスを提供する企業からもニーズを想定した多種多様の法人向け名刺管理ソフトが販売されています。
名刺管理ソフトの基本的な性能は下記の4つになります。
名刺情報の取り込み
名刺管理ソフトのベースになるのが、名刺情報の取り込み機能です。名刺の情報をOCR（高額文字認識）によって読み取りデータ化する仕組みが一般的です。ただし、名刺のレイアウトや文字のデザインは一律ではなく、個性的な文字を使用している場合があるので、正確に名刺情報を取り込むことができるのかという点は、重要なポイントになります。
共有化
従来の紙ベースの名刺管理において、名刺情報の共有化は大きなテーマでした。名刺管理ソフトは名刺情報をデータ化するため、共有が可能な状態で保管が可能です。実際に、現在の名刺管理ソフトの多くが、パソコン、スマートフォン、タブレットなど、さまざまなデバイスから名刺交換した個々の担当者がデータを取り込むことが可能です。
データ化されたデータは各企業の基準で共有化が可能で、名刺交換した担当者以外でも必要とする名刺情報のデータが必要な時に引き出すことが可能となります。
名刺の検索、統一
営業現場では、多人数対多人数の名刺交換が行われていますよね。ビジネスの現場において、紙ベースで名刺交換された名刺の枚数ははるかに多くなります。また、転勤や配置転換、部門名称の変更など、企業において名刺情報の役職や肩書、部門部署、住所・電話番号といった情報は頻繁に変わることもあるでしょう。
名刺管理ソフトでは、名寄せ機能を使って同一人物の名寄せが簡単にでき、最新の情報がひとめでわかるのです。
営業支援・システム連携
名刺管理ソフトを使うメリット
名刺管理ソフトを使うメリットには以下の点があげられます。
名刺管理の効率化ができる
名刺管理ソフトを使うメリットの中で、最もわかりやすく効果が目に見えてわかるのが、管理の効率化です。名刺情報の取り込みはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも可能なため、手間がかからず、スキャンしてしまえば、名刺を紛失したり、探すのに手間がかかることもなくなります。
紙の名刺は、年月とともにどんどん増え続け、保管場所や保管方法に気を使わなければなりません。名刺管理ソフトによって、名刺に関わる作業にかかっていた時間とリソースを大幅に削減できるに違いありません。
名刺情報のデータ化ができる
名刺情報をデータ化できることも名刺管理ソフトを使う大きなメリットです。情報をデータベースに蓄積し、共有化や名寄せ機能を使うことで、ニーズに合わせた対応が簡単にできます。紙ベースの名刺管理では実現不可能か、相当の時間が必要な作業も迅速に対応できます。
名刺情報を営業に活用できる
名刺管理ソフトによって名刺情報がデータ化されることで、クライアント情報が共有化され営業活動に活用できます。また、名刺管理ソフトによって名刺情報がデータ化されCRMやSFAなどのシステムと連携することで、顧客情報を分析し、営業企画のデータとして活用できます。こうして一人の担当者任せではなく、社内の人材や人脈を活かしたチームでの営業活動も簡単になるでしょう。
名刺管理ソフトの選び方
では、実際に名刺管理ソフトを導入する際にはどんな点をポイントに選べば良いのでしょうか。
名刺管理ソフトには、名刺情報の取り込み、共有化、名寄せ、営業支援、システム連携といった基本的な性能があります。一般的にこれらの性能は活用効果が期待できますので、名刺管理ソフトを選ぶポイントになります。具体的にどのように選ぶのか、どんな課題にはどんな機能があるのか、次項でおすすめの名刺管理ソフトをみながら紹介しましょう。
おすすめの名刺管理ソフト一覧
今回は名刺管理ソフトを選ぶポイントをすべて満たす名刺管理ソフトの中からおすすめの5つをピックアップし、名刺管理ソフト選びの参考となるそれぞれのメリットや企業の課題に対する機能や特徴を紹介します。
Sansan
Sansanは数ある名刺管理ソフトの中でもシェアが高いソフトです。日本の大手企業から中小企業まで業界・業種にとらわれず導入されている名刺管理ソフトで、一般企業だけでなく公官庁や地方自治体でも活用され、国内でのシェアは83％、利用企業数は6000社にものぼります。
名刺の取り込みは、パソコンやスマートフォンアプリからスキャンをおこない、最先端のAIとオペレーターによって99.9％の精度でデータ化されます。データ化された名刺情報は、データベースに蓄積され、さまざまなシステムと連携できるので、企業経営の大きな課題である営業支援や営業戦略の向上に活かすことができます。
またデータベース化された名刺情報は、共有化や名寄せによって必要な時に必要な情報を即時に引き出し、パソコンやスマートフォンなどあらゆるデバイスでみることができます。たとえば、出先で名刺情報が知りたいといった課題に対して、営業担当者は出先でもスマートフォンで名刺情報を検索して活用できるでしょう。
KnowledgeSite
KnowledgeSiteは、企業が必要とするアプリケーションがついているため、社内での名刺情報の共有や顧客情報管理も一体で運用でき、ビジネスの実務に活かせます。またコストを安く導入したいという課題に対して、利用した分だけの料金を支払うSaaS型なので低コストで運用できます。
ホットプロファイル
ホットプロファイルは、名刺管理だけでなく営業支援に力を入れている名刺管理ソフトです。たとえば、ホットプロファイルという機能では、顧客対応強化という課題に対して、自社サイトを閲覧して興味を示している顧客を自動通知したり、顧客の再検討のタイミングでアプローチができ、営業力強化に役立つに違いありません。
名刺de商売繁盛
名刺de商売繁盛は、従来営業担当者が個人で保管していた名刺情報が売り上げ向上のカギであるという考えにもとづき開発されました。営業強化の課題に対し、名刺情報をクラウドでデータ管理し、活用することで、営業活動やマーケティングを進化させて企業業績の上昇をめざす名刺管理ソフトです。
名刺管理ソフトを導入する前の準備
名刺管理ソフトの導入をする前の準備は以下の点があります。
自社の名刺管理のルールを統一する
名刺管理のルールが統一されていない場合はルールを決めます。たとえば、名刺管理ソフトに名刺情報を入力していく社員の範囲を決めます。名刺情報を入れる範囲に入った社員の中で、名刺管理ソフトに入力をしない社員が出ないようにルールの明確化が必要です。
名刺管理ソフト運用フローの作成する
名刺管理ソフトを活用して、パソコンやスマートフォンアプリからスキャンをおこなえる環境を整え、だれがどのタイミングでどのようにスキャンするのかといった運用フローを決めていきます。たとえば、営業担当者はスマートフォンからアプリを使って取り込み、本社スタッフはオフィスの複合機で取り込みを行うといったフローや、営業担当者やスタッフが多忙な場合は、名刺スキャン用のボックスを設置し、担当の事務スタッフがまとめてスキャンをおこなうフローがあります。
名刺管理ソフトの使い方の周知する
実際に社員が名刺管理ソフト導入の必要性とメリットを理解したうえで、日常業務で使いこなせるように、名刺管理のルール、運用フローから、実務的な操作方法までを説明し周知徹底していきます。
たとえば、名刺管理ソフト導入の説明会や研修会の実施、名刺管理ソフト導入のプロジェクトメンバーを各部門部署で決め、日々継続して声掛けを実施します。また導入後になりますが、入力データを分析し名刺データの取り込みが疎かな社員に対してヒヤリングをおこなう方法があります。
導入前や導入後も定着までは周知を継続しておこなわないと、名刺情報が集まらず、名刺管理ソフトのメリットを十分に機能させることができません。
さて、今回は名刺管理ソフトについての基本的な項目からメリット、性能別に徹底比較しました。名刺管理ソフトには、「名刺管理の効率化ができる」「名刺情報のデータ化ができる」「名刺情報を営業に活用できる」「営業企画のデータとして活用できる」という4つのメリットがあり、生産性の向上に役立つツールです。
名刺管理ソフトには、Sansan、KnowledgeSite、ホットプロファイル、名刺de商売繁盛があります。名刺のデータを保存するならSansan,システムとの連携を考えるならKnowledgeSite、マーケティングに活用したいならホットプロファイル、企業の業績をあげるなら名刺de商売繁盛がおすすめです。
導入を検討する際には、名刺管理ソフトの基本的な性能である「名刺情報の取り込み」「共有化」「名寄せ」「営業支援」「システム連携」に注視し、自社の名刺関連の課題や問題点を把握したうえで、課題と問題点を解決するために最適な性能を持った名刺管理ソフトを選択しましょう。また、名刺管理ソフト導入する前の準備として、説明会・研修会の実施やプロジェクトメンバーを決め、名刺管理ソフトの使い方の周知をしましょう。
弊社では、そんな名刺管理ソフトの導入のサポートも行っています。興味がわいた方は、まずこちらからお問い合わせください。
