人材不足や厳しい経済情勢のなか、生き残りを図るには業務の効率化は欠かせないですよね。特に人手が少ない中小企業は一人ひとりの業務量が多くなるので、その分業務を効率よくこなす必要が大きいです。
しかし「業務効率化」と一口に言ってもきちんと基本を押さえなければ、方向性を誤り、かえって逆効果になりかねません。そんな時に簡単に使用できるのが、「業務効率化ソフト」です。業務効率化ソフトとは事務効率を上げるシステムのことで、うまく活用できれば省力化と能率化、生産性の向上、収益力の改善が期待できます。
そこで、今回は業務効率化について簡単に確認し、さらにRPAをはじめとした業務効率化ソフトについて解説します。現在行っている業務にどのように適用できるか、また自社への効果もイメージしてぜひ検討しましょう。
そもそも業務効率化とは何か
業務効率化とは、仕事における一連の業務（タスク）遂行を効率化すること、またそれを実現するための取り組みを指します。
業務効率化は負担の適正化、働き方の変化に対応するだけではありません。また、コスト削減だけを目的に業務効率化を試みても、縮小均衡が否めず、事業の維持も危うくなってしまいます。このため、単なる間接部門のコスト削減であれば、自社に要員を抱え込まず、システムによる自動化やアウトソース化で対応するのがベターです。
さらに、国内市場の縮減が避けられない今、自社体制のスリム化も課題となるでしょう。自部門の部分最適でなく、企業全体を見渡した業務フローの再編も検討する必要があるでしょう。このように、業務効率化は業務そのものを整理するだけでなく、業務にかかるコストを削減する、人員や業務フローの見直しなど幅広いです。
とはいえ、うまく業務効率化をすれば、売り上げ従業員の定着率改善や、士気向上による業績アップが期待できるに違いありません。
業務効率化のためのコツ
業務効率化に取り組むには、まずは既存業務をしっかり把握して、改善案を策定する必要があります。しかし実際にどんな方法を取ればよいかピンとこないという人もいるかもしれませんよね。ここで、ごく簡単ですが、業務効率化における4つのプロセスを紹介しましょう。
【業務効率化のプロセス】
- 現状把握と可視化
- 改善対象の特定
- 業務改善のフレームワークの実施
- 検証と評価の実施
まずは効果的な施策決定のために、マニュアルや手順書より、現場の業務実態の把握を優先します。建前より実際はどうなのか、それに対して対応することが重要だからです。
次いでムリ、ムダ、ムラが生じがちなプロセスを特定しましょう。たとえば、紙の稟議書では誰のところで滞留しているのかわからず、いちいち確認して回らなくてはなりません。見える化やリマインド通知設定で解消できるでしょう。
業務効率化の有名な手法に「ECRS」があり、これを活用して「排除、統合（分離）、交換、簡素化」順に既存業務を見直します。簡略化の追求ではなく、規模化が必要なら現行プロセスの分割（分業）を視野に入れましょう。最後に、やりっ放しではなく検証と評価を行い、将来につなげていきましょう。
このような社内施策の立案と実施のほか、もっと広く目を向けて新しいIT技術の活用で効率化を図るのも良いでしょう。その一つに業務効率化ソフトがあります。
業務効率化ソフトは手間を大幅に削減し能率化してくれるものばかりです。以下に各々の業務に応じた業務効率化ソフトを取り上げるので、現行業務の能率化にどう役立つか考えつつ見ていきましょう。
おすすめのRPAシステム
システム入力やデータ集計・チェック、定期レポートの作成など、PCを使った定型業務は自動化が可能です。近年、こういったPC作業をする自動ロボットを作成し、業務効率を大きく上げている企業が多くあるとのこと。
RPAのメリットは休まず動作し、人より早くミスなく実行できる点です。PCの操作手順さえきちんと設定できれば、日々の定型・反復作業を自動化したり、繁忙時の作業時間を低減に向けられます。RPAは人がしていた仕事を奪うのではなく、人では非効率な業務をRPA（自動ロボット）に代替させ、RPAと人の分業を促進し生産性を上げるツールとして考えると良いでしょう。
おすすめのRPAシステムとしては「WinActor」や「BizRobo」があります。これらはPC操作を自動で実行する、いわば「バーチャルロボット」です。もし国内での実績や日本語表示を求めるならNTT系のWinActor、高性能なPCでなくても安定動作をして欲しいならBizRoboがおすすめです。RPAシステムはPC作業であれば何にでも適用可能で、業種や事業規模を問わず活用できるに違いありません。
さらに、低価格×簡単操作を可能にしたバーチャルロボットタイプのRPA製品として注目されているのが、株式会社ドヴァが開発し、ディヴォートソリューション株式会社が提供する「アシロボ」です。
アシロボは、1契約2台の利用分で5万円から導入可能。シナリオ作成に当たっては業務フローを作成しなくても良く、ドラッグ&ドロップ中心で作成できます。RPAの取得も今までよりも簡単にできるので、費用対効果が大きいことを実感できることは間違いありません。
手書き書類の処理や整理ができるソフト
紙の書類からデジタルに移行したほうが能率的になるのは明らかですよね。しかし、取引先や一般顧客との書類のやり取りは諸般の事情によりやめられないという企業も多いでしょう。このように手書きや印字された書類のデジタル化、また事務処理に使える業務効率化ソフトにはOCRがあります。
OCRとは一種のデータ変換技術。紙に手書きしたり印刷された文字は、そのままではデジタル処理できません。OCRを使うケースでは、よく似たフォーマットに定められた内容を記入するため、AI搭載のOCRであれば自社の業務に最適化・効率化してくれます。
おすすめのOCRソフトに、読み取りだけでなくAIによる書類の仕分け・整理も可能な「DX Suite」があります。AIが自動で書類を分類してくれれば、その分人手を取られずに済みますよね。システム登録や処理が可能なRPAとの親和性も高く、連携すればさらに強力に効率化を推進できます。
また、なかにはFAXで受注業務を行っている企業もいらっしゃるでしょう。それならばFAX処理の業務効率化ソフトはクラウドの「isana」をおすすめします。isanaはFAX文書をデジタルデータにして一元管理するソフトです。isanaがあれば対応漏れをなくせるほか、検索・共有、自動振り分けや返信機能もあり煩雑なFAX処理を格段に効率化できるはず。
テレワーク・Web会議におすすめのソフト
昨今の情勢を鑑み、在宅ワークや社内でのWeb会議体制の構築を迫られている会社もありますよね。新規に導入するなら、クラウド式のグループウェアがどんな企業でも使いやすいです。たとえばMicrosoft 365の「Teams」なら、情報を一か所に集約して能率的に業務を進められます。またグループチャットで連絡を取り合えるので、その場にいない社員との情報共有もスムーズになるでしょう。
社内システムがクラウドに対応しておらず、会社のPCでないと処理できない場合、リモートツールで社内PCにアクセスしての作業も可能です。おすすめなのは高速レスポンスが特長の「Splashtop」。テレワーク担当の私用端末に情報を残さず、セキュリティ面も安心です。
会計・勤怠管理・労務管理におすすめのソフト
部門を超えた連携が必要な経理や人事業務で、記入不備による差し戻しなどムダが発生していると感じる方もいらっしゃいますよね。出退勤管理や賃金計算、入退社手続きなどアナログで管理している企業もまだまだ多いです。これをシステム化すれば労務管理が楽になります。ここで、バックオフィスに特化したおすすめの業務効率化ソフトを紹介しましょう。
勤怠管理システムでおすすめなのは「ジョブカン」です。ジョブカンはリアルタイムの出退勤管理や、アラート機能で社員の働きすぎの検知ができ、クラウドなので法改正にすぐに対応してくれるのもメリット。
また請求・支払い業務がまだシステム化できていないなら、早めの移行をおすすめします。請求書の作成や封入、投函をすべて人手で行わず、システムで自動化できれば格段に効率化するからです。おすすめソフトは「請求管理ロボ」。あらゆる請求業務を自動化する優れたソフトです。定期請求や郵送、金融機関のデータを照合しての消込、未入金時の自動督促もすべて自動化できます。
まとめ
さて、今回はさまざまな業務効率化ソフトを見てきました。紙の書類による業務体制だと、必要なときに書類が見つからなかったり、最悪の場合業務が滞りかねません。事務系の業務はシステムで見える化することで仕事がスムーズになります。
そして、業務効率化ソフトには業務を問わず活用できるものと、特定用途向けの専用ソフトがあります。ここで、どの業務効率化ソフトが何に使えるか改めて確認しておきましょう。
- RPAシステム（あらゆるPC作業の自動化）：「WinActor」、「BizRobo」
- OCRソフト（手書き書類の読み取り・処理）：「DX Suite」、「isana」
- 社内PCの遠隔操作（テレワーク） ：「Splashtop」
- グループウェア（Web会議）：Microsoft 365の「Teams」
- 会計/勤怠管理システム ：「Freee」「ジョブカン」
自動化できる業務はシステムに代替させたり、ペーパーレスに移行することで、人手不足の解消や、非効率なプロセスを改善できるに違いありません。業務効率化ソフトの使い勝手が気になるなら、システムに詳しい担当者と話してみて、自社にしっくりくるソフトを検討しましょう。
なお、弊社では今回ご紹介したソフトに関してはほぼ扱っていますので、業務効率化ソフトの導入を検討されている企業さんはまずお問い合わせください。
