請求書の発行が多すぎて時間がかかる、データ入力が終わらない・・・など事務作業は結構手間と時間がかかりますよね。これによって仕事が終わらない、残業時間が増えてしまうという悩みを抱える方も多いでしょう。
こんな事務作業、効率化した方が業務全体の効率にもつながるに違いありません。このような単純な作業は、今や人間よりもロボット等に任せるような時代になっています。実際に事務作業を効率化することで、企業全体の生産性がぐっとアップした事例があるのだとか。
でも事務作業を効率化する前に、いくつかやるべきことがあります。例えばどんな事務作業に時間がかかっているのか、それを解決するにはどんなツールがあるのか・・・などはきちんと調べる必要があります。もし事務作業を効率化しようかどうか考えている企業は、ぜひこの記事の内容を頭に入れておくと、今まで作業に取られていた時間を短縮できるでしょう。
それでは今回は「事務作業を効率化するための方法」についてお伝えしましょう。
事務作業を効率化する、とは
まずは事務作業と呼ばれるものを取り上げてみましょう。事務作業がどれくらいあるかというと
・見積書の発行
・問い合わせの対応
・入金・出金
・勤怠の管理
・データ入力
・郵送の準備
・受注処理
・交通費の精算
・メールの受信・送信
など、かなり多岐にわたっています。
しかも多くの場合、このような事務作業を専門でやっている人は企業の中でも少ないでしょう。もしかしたら、営業をやりながら事務作業をやっている、なんて人もいるかもしれません。そんな中で事務作業にミスがあったり、記入漏れがあったりしたら時間がかかってしまいますよね。
その事務作業を素早く行うのが、効率化です。もちろん効率化のツールを使う、仕事そのもののスピードをあげるなどさまざま。最近では自動で入力してくれるソフトウェアが次々に誕生していたり、Excelのマクロを入れたりなどで解決しようとする人も多いです。
さて、事務作業に時間がかかりすぎている！という課題が出たとしたらまずどんなことをやるべきなのでしょうか。次の項目で解説しましょう。
事務作業を効率化する時に、まずやるべきこと
事務作業について課題があるとき、まずやる必要がある準備があります。
改善に当たってプロジェクトチームを立てる
実際に改善に取り掛かる前に、まずは事務作業の効率化を一つのプロジェクトとしてチームを作り、メンバーを集めることをおすすめします。この事務作業の効率化を個々人でやるとなれば簡単で、すぐ取り組むことができるでしょう。
しかし企業全体で事務作業の効率化が課題となっているときは、一人の力で進めることはかなり難しいです。このため、まずは業務改革のチームを作りましょう。
業務にかかっている時間を算出する
まずは個々の作業について、どれくらい時間がかかっているのかを把握しましょう。データ入力に何時間、請求書を作るのに何時間、など細かく分析することで、どの作業によって時間がとられているのかを見つけます。もちろんこのときは、現場の事務の方や営業の方の声が最優先。
それによって、「どの作業を効率化するべきか」の優先順位をつけましょう。時間がかかっている作業ほど、その事務作業は効率化を検討する必要があります。
それに対する解決方法をしっかり洗い出す
先ほどの事務作業の時間を出したら、次はその作業をどうしたら効率化できるのかの方法をしっかり検討しましょう。たとえば請求書を発行するのに時間がかかっているのは、フォーマットを統一することで解決できることも。
また、データの入力に時間がかかっているならばショートカットやExcelのマクロ機能をつかうだけでなく、データ入力だけを外注して解決することもできるでしょう。もちろん、データの集計が業務時間内に終わらない場合は、集計の回数を減らす、集計の開始時間を変更するなどでも対応できます。このように、効率化したい作業に対しての方法を調査して検討しましょう。
なおここでいう「しっかり」というのは、たとえばなにかサービスを導入することを想定したときに
・これを導入することで、どれくらいの人件費を浮かせることができるのか
・1台導入するのか、複数台導入するのか
・導入のときの初期費用、および月額費用はいくらか
・実際に導入するときに起こりうる問題はなにか
・どのように現場に導入するのか、計画
・導入することのメリット・デメリット
をしっかり検討することが必要です。
たとえば業務効率化のために○○を導入するとなったときに、「この使い方はどうすればよいのか？」をしっかり確認しつつ「この使い方は現場の人のでも使えるか？」も合わせて考慮することも大切です。なぜなら実際にそのツールやサービスを使うのは現場の人ですよね。これらを考える上で、日頃から現場とのコミュニケーションを取ることも重要になります。
また、大切なことはツール導入において想定されるトラブルと、それに対する対応です。例えばRPAを導入するとなるときに考えられるトラブルとして、「ツールを導入するときに、思いのほか時間がかかってしまった」「例外的な処理が発生したときに作業が止まってしまった」などがあります。そのため、これらが起きたときに「データの入力の開始時間を余裕を持たせたり、入力の納期に余裕を持たせる」「例外処理を一つずつルールに付け加えていく」などの対策も考えておくとより安心でしょう。
実際に導入する前に、テストをする
例えばRPAでも無料で使うことのできるツールがあるので、まずは自分で使ってみましょう。ツールやサービスはいろんな説明がありますが、使い方やサービスの使い心地はやはり実際に使うとわかることもありますよね。また、実際に導入することで本当に事務作業が効率化できるのかどうか、使ってからの作業時間を記録することもできるでしょう。
そのため、まずは自分で使ってみて、もしうまく行きそうなら現場の人、ないし同僚の人や同じ部署の人に広げてみることをおすすめします。そうすると、自分だけでなく複数人からの意見をもらいながら、改めてツールを使って本当に効果があるのかを検証できるはず。
このように、使ってみての体験や使い方のポイント、使い方の手順などは現場の人がつかって判断しても良いですが、あらかじめ使っておくと導入したときにとても便利になるでしょう。
本格的に導入して、検証する
こうして問題なくサービスが導入まで進んだ場合でも、長期的に使っていると問題が発生することも。そのため、サービスがうまく動いているか、または使えているかどうかをチェックしましょう。最初はひんぱんに行う必要がありますが、徐々に頻度は減ります。
また、サービスの使い方がわからない、なにかトラブルがあった場合にどこに問い合わせれば良いのかわからない、という場合もあります。そんなときに現場の人からも困ったときにどこに連絡するのか、をお知らせするのも大切でしょう。
そこから1ヶ月、3ヶ月導入して実際に効果は上がっているのか、上がっていない場合なぜうまくいっていないのかを検討し、業務効率化の計画を進めましょう。
また、同時に現場で実際に活用してうまくいったポイント、うまく行かなかったポイント、トラブルが起きたときの対処事例を皆で共有しておくと、業務の引き継ぎが発生する事態になったときにとても楽になります。こうして運用ノウハウを作っていくことで、効率化がうまくいって他の部署でもスムーズにツールを導入できるようになるに違いありません。
事務作業を効率化した事例
では、実際に事務作業を効率化したことでどれくらい効果があったのか、他の企業での例をみてみましょう。
報告書作成を効率化して、早帰りを実現！
掃除や洗濯、料理といった家事代行を行う株式会社ベアーズでは、報告書作成に時間がかかりすぎていることに課題を感じていました。この報告書はお客さんごとに内容が異なり、毎月の決まった時期に納期が集中することで、残業時間が長くなってしまう傾向にありました。
さらにこれまでは、システムから法人ごとの利用データをCSVでダウンロードして表計算ソフトに流し込み、報告書にそれを転記するという手間もありました。これでは、地味に時間がかってしまいますよね。
そこでこの報告書作成業務にRPAツールを導入し、CSVのダウンロードや報告書をテンプレートに転記することを自動化しました。これによって導入前は作業が月300時間だったものが月120時間程度に削減することができ、社員もいままでより早く帰ることができるようになったとのこと。
いままでの報告書の入力の手間を考えると、とても楽になったと言えますよね。
RPAを複数で導入して作業時間を削減！
先ほどの事例では一つの作業に対してRPAを導入しましたが、実はRPAを複数導入することができます。株式会社ディーエヌエーが導入した事務作業の効率化は、主に2種類がありました。
その一つが、人事部が行っていた「勤怠のチェック」。例えば出勤・退勤・休憩時間などにタイムカードを押す、という企業は多いですよね。しかし社員数が多い企業さんはこの勤怠のチェックを行うのが大変ですし、漏れがあった場合に社員さんに声かけをするのはかなりの手間となるでしょう。
そこでこの勤怠チェックにRPAを導入することによって、ロボットが勤怠に漏れのあった社員さんにアラートを送るシステムを導入しました。また同じように、勤務時間だけでなく残業時間がこのままだと月の残業時間からオーバーする見込みがあるかどうかを自動でチェックするようにしました。
その結果ディーエヌエーでは年間4000時間もの削減を行うことができ、人が本来やるべき仕事を担当することができるようになりました。これなら、単純作業によって時間が取られなくて済むに違いありません。
つまり事務作業を効率化するなら、RPAの導入をしよう
これまで事務作業の効率化においていくつかツールの導入手順をお伝えしましたが、やはりその中でもおすすめなのが「RPA」です。
RPAとはロボットによる作業の自動化のソフトウェアのこと。とはいえソフトウェアと聞くとなんだか難しく、プログラミングが必要なのでは・・・と不安になる方も多いですよね。でもRPAはプログラミングは必要でないので、ツールないしサービスを組み立てる必要はほとんどありません。RPAはいつも使っているExcelなどのツールとつなげて使うことが多いので、新しいツールの導入に苦手意識を持っている人でもスムーズに使えるでしょう。
また、新しいツールを導入するときに費用面を気にされることも多いですよね。RPAなら月額万円から導入できるものもあるので、導入までのハードルが低いでしょう。実際に事務作業の効率化で上げた事例もRPAの導入によるものばかりで、うまく使いこなすことができれば効果も期待できます。
RPAによる事務作業の効率化は、従業員の働き方改革にもつながるに違いありません。
まとめ
ということで、事務作業を効率化するための方法についてお伝えしました。それでは、今回お伝えした内容について振り返りましょう。
・事務作業とはデータ入力や請求書の発行などの作業を指し、今業務効率化の一貫でこれらの作業をいかに素早くできるか、を改善しようとしている
・事務作業を効率化するには、「社内全体で行う場合のプロジェクトチームを立ち上げる」「事務作業ごとにどれくらい時間がかかっているか算出する」「解決案を調査・考案する」「ツールなどを導入する場合は、まず自分たちで使ってテストする」「本格的に導入した後も、実際の状況をチェックする」などが必要
・実際に事務作業を効率化したことによって、残業時間がぐっと減った事例もある
・事務作業を効率化する方法として、RPAがおすすめ
このように単純作業だけど地味に時間がかかる事務作業は、自動化することによってぐっと短縮することができます。とはいえ、事務作業の効率化にこれだけ手順がたくさんあると大変そうに感じてしまう企業もいらっしゃいますよね。
弊社ではそんな事務作業の効率化するシステムやRPAを導入するお手伝いを行っています。実際に導入している企業も少しずつ増えているので、すこしでも事務作業の時間を短くしたいとお考えの企業さんはまずお問い合わせください。
