顧客や取引先との手続き書類関係をすべてデジタル化したいが、なかなか切り替えられないですよね。デジタル文書と手書き書類を併用せざるを得ないなら、OCRソフトを使いましょう。OCRは手書きの書類の文字をデジタル変換するソフト。とても便利なので、実際にOCRソフトを導入する企業が増えているのだとか。
今は手書きの書類を読み込めるようなさまざまなOCRソフトがありますが、仕事に使うなら読み取り能力の高い業務用ソフトが適しています。しかし、業務用のOCRソフトはどれを選べば良いか、導入に踏み切れず迷っている方もいることでしょう。
そこで今回はOCRの基本や、AI搭載のおすすめOCRソフト「DX-Suite」を紹介します。手書き文書の読み取りはOCRソフトにまかせて、紙の書類を使う業務を効率化しましょう。
OCRソフトとは
OCRは書類など、紙や名刺などに書かれた文字を読み取り、デジタルデータに変換・処理を行う技術です。OCRの技術は紙を画像として取得し、文字を「ひとかたまり」→「行」→「個々の文字」として認識・分解、デジタルデータとして出力します。OCRは手書き文字だけでなく、画像（絵や写真）やグラフの中にある文字までも抽出してくれるので、とても優れていますよね。
また高機能なOCRソフトは、AI認識による高精度な読み取りや、文書整理も行ってくれます。手書き書類をはじめ、受発注やちょっとした手続き文書など、紙で持っておくには面倒な印刷書類もOCRソフトでデジタル化すれば扱いやすくなるでしょう。
OCRソフトは読み取った文字を、PDFのほかWord、PowerPointなどの各種アプリの形式に変換して出力が可能です。紙の文書では人手による分類とファイリングの作業が必要ですが、OCRでデータ化すれば一括検索が可能となり、管理の手間も削減できるでしょう。
AI搭載のOCRソフト「DX Suite」を解説
最近はAI（人工知能）を搭載した高機能なOCRソフトが提供されるようになってきています。その中の代表的なソフトの一つがDX Suiteです。ここではAI搭載のおすすめOCRソフト、「DX Suite」の基本機能を簡単に解説しましょう。
- 高精度な文字認識
- 帳票の種類を問わず利用可
- AIによる自動仕分・分類
- 高精度な文字認識（OCRによる手書き文字読み取り、ノイズ除去による正確性）
- 帳票の種類を問わず利用可（異なる帳票を一気に処理可能）
- AIによる自動仕分（OCR処理前に書類を分類）
高精度な文字認識
DX Suiteは高精度なOCRで手書き文字をほぼ正確に読み取ります。文字に罫線や取り消し線、押印があっても、カーボン用紙やFAX等の不鮮明な印字書類でも読み取り可能なので、幅広く使うことができますよね。
帳票を問わず利用可能
DX Suiteは一つ一つの帳票のフォーマットを個々に記憶させずとも、文字や項目の読み取りが可能です。したがって、異なる形式の帳票をまとめて読み取りにかけて、社内外の各種書類や提出物を一気に処理できるからとても効率的でしょう。
自動仕分・分類で手間いらず
たとえ手書き文字をはじめ、OCRでさまざまな帳票を読み込めても、のちのち仕分けが必要になっては結局OCRにかける前に分類するほうが合理的ですよね。しかし、それではせっかくの効果も半減です。DX Suiteは文字認識の前に帳票を自動で分類、OCRでの作業前の紙の書類の仕分け作業が不要になるので、作業が楽になるに違いありません。
DX Suiteのメリット
次に、DX Suiteを使うメリットを紹介します。DX Suiteは誰もが使いやすい設計で、以下のようなメリットがあります。
- 事前学習やチューニングは不要（導入直後から高精度な読み取り）
- 誰でもすぐに操作可（直観的な操作だからすぐに習熟）
事前学習やチューニングは不要
DX Suiteは学習済みのAI-OCRエンジンを搭載しており、導入後すぐに高精度な文字認識を利用できます。そのため、DX Suiteにユーザー側でデータをAIに学習させる手間がかかりません。また、DX Suiteが認識した文字を人が確認・修正もできるほか、AIの学習により当初よりもさらなる読み取り力向上が見込めるでしょう。
誰でも簡単に操作可能
DX Suiteの操作にあたって、複雑な操作や設定は不要です。「帳票フォーマット読み込み」「読み取り箇所の指定」「データアップロード/確認/修正」のわずか3ステップでテキストデータとして取り込みが可能になります。
しかも、DX Suiteの操作画面に帳票イメージがそのままアップされるから直観的に操作できます。現場の担当者が事前知識なしに、短時間で操作に習熟でき、容易に扱えるのは非常に便利ですよね。
DX Suiteのデメリット
DX Suiteのデメリットをあえてあげるならば以下になります。
- 用途によっては無料ソフトで十分（データ連携・加工が必要なら有料ソフト）
- 一定規模の業務量が必要（コスト面から帳票100枚単位以上）
つまり、業務の質や量を考慮したうえで検討しましょう。
他業務とのデータ連携が不要なら割高
OCRソフトは無料のスマホアプリでも提供されており、ちょっとしたメモ用途であればそれでこと足りるでしょう。しかし、読み込んだデータの転記・加工など、他の業務との連携を考えるならば、有償でも高機能なDX Suiteを使うのが適切といえます。
一定の業務量がなければ見合わない
DX Suiteは最安プランでも月額3万円程度になります。処理が必要な帳票の枚数が1日4～5枚程度に収まるのであれば、業務の片手間に人が直接入力や手続きを行う方がコストがかからないでしょう。
DX Suiteの導入事例
ここで、企業はDX Suiteをどんな目的でどう活用しているのか、事例を紹介します。
帳票のユーザー設定可能な点が導入の決め手
パーソルテンプスタッフ株式会社では、BPO業務の能率化のためDX Suiteを導入しました。同社はBPOという業態の特性上、さまざまなフォーマットの紙帳票の処理をしなくてはなりません。DX Suiteはユーザー側で読み取り箇所の設定が可能な点が導入の決め手だったといいます。
DX Suiteはどんな帳票でも、現場担当者が容易に設定して読み取り処理できる汎用性の高さが魅力です。あらゆる帳票処理の委託を受ける同社では、DX Suiteを導入後、人手による入力時間がなんと0になったとのこと。
事務のさらなる効率化のため既存のRPAにOCRを追加
大手総合住宅建材メーカーの株式会社LIXILでは、業務効率化のためRPA（事務の自動化ロボット）を導入済みでしたが、そのボトルネックとなっていたのが紙の書類の手入力業務でした。規模や業態もまちまちな取引先とのやりとりには紙の書類が欠かせず、しかも現場主導で事務の自動化を推進していたため、なおのこと手書きの書類をを読み込むことができるOCRを求める声が強く上がっていました。
同社では基幹システムとのデータ連携性を重視しており、AI搭載のOCRは手入力の手間を省き、エラーやミスを削減する手段としています。DX Suiteを採用したポイントは主に「OCRの手書き文字の認識率の高さ」「操作の容易さ」「読み取り内容の確認・修正が可能」な点にあります。DX Suite導入後に、帳票の入力の手間や処理にかかる時間を大幅に削減できたとのこと。
AI搭載のOCRソフト導入で確認しておきたいポイント
DX Suiteについてさまざま見てきましたが、他のAI搭載のOCRソフトと比較検討している方もいることでしょう。AI搭載のOCRソフト導入にあたって見ておくべき点は主に以下の3つです。
- 機能（OCRの基本機能、付加機能）
- 契約方式・運用コスト（支払い方法、保守費用など）
- 利用形態（自社運営かクラウドか）
機能
ソフトによってそれぞれ機能が異なるため、自社の状況に応じて適切なソフトを選びましょう。AI搭載のOCRソフトの機能でチェックしておきたい項目は以下のとおりです。
- 読み取り可能な文字（活字、手書き）
- 出力形式（CSVなど）
- AI学習（文字認識、帳票レイアウト）
- 自動仕分対応
- アクセス管理
AI搭載のOCRソフトの基本機能である「読み取り文字種」「出力」「AI」はもちろん、オプション機能というべき「自動仕分」「管理機能」の有無を確認しておくと検討しやすいでしょう。
契約方式・ランニングコスト
AI搭載のOCRソフトの利用方式は期間契約のサブスクリプションと、ソフトの買い取りの2つがあります。近年はサブスクリプション型が一般的で、買い取り式と違い、保守費やソフト更改費用が含まれているので費用の見通しが立てやすいでしょう。
利用形態
AI搭載のOCRソフトの利用形態は主に2つで、自社管理の「オンプレミス」と他社サービスの「クラウド」になります。オンプレミスは管理や更改の手間、保守要員の確保など、ややハードルが高くなります。クラウド型のソフトはサービスの安定性やセキュリティを重視して選びましょう。
さて、今回はOCRの基本や、AI搭載のおすすめOCRソフト「DX-Suite」を紹介しました。
OCRは手書きなどの紙に書かれた文字をテキストデータに変換する技術です。代表的なAI搭載のOCRソフトに「DX Suite」があります。
【DX Suiteの基本機能】
- 高精度な文字認識（OCRによる手書き文字読み取り、ノイズ除去による正確性）
- 帳票の種類を問わず利用可（異なる帳票を一気に処理可能）
- AIによる自動仕分（OCR処理前に書類を分類）
【DX Suiteのメリット】
- 事前学習やチューニングは不要（導入直後から高精度な読み取り）
- 誰でもすぐに操作可（直観的な操作だからすぐに習熟）
【DX Suiteのデメリット】
- 用途によっては無料ソフトで十分（データ連携・加工が必要なら有料ソフト）
- 一定規模の業務量が必要（コスト面から帳票100枚単位以上）
【AI搭載のOCRソフト導入で確認したい点】
- 機能（OCRの基本機能、付加機能）
- 契約方式・運用コスト（支払い方法、保守費用など）
- 利用形態（自社運営かクラウドか）
事務の効率化を図るべく、RPAをすでに導入していたり検討中の企業にとって、手書きの書類を読み込めるOCRソフトはとても便利でしょう。大量の手書きの紙の書類の処理に困っているなら、AI搭載のOCRソフトを導入して効率的なデジタル処理に移行するのも一つの方法です。誰でもできる定型的な事務はツールに任せ、時間を有意義に使っていきましょう。
弊社でももちろん「DX-Suite」を扱っています。導入をお考えだったり、手書きの書類がたくさんあり困っている・・・という方はまずご相談ください。
