給与計算や年末調整、社会保険の手続きなど、労務に関わる事務は専門知識が必要で面倒なものですよね。労務管理はとても仕事の範囲が広く、専門のソフトを活用して効率化したい方もいるでしょう。
特に発生頻度が低い労務事務は書類不備や処理ミスを起こしやすく、その分また手間がかかります。労務事務の専任者を置いたり、アウトソースできる規模の企業でなければ、労務管理ソフトを導入するのが現実的です。なぜなら、労務管理ソフトなら、煩雑な労務事務の負担を大きく削減できるためです。
とはいえ、労務管理ソフトはどれを選べば良いのか迷う方が多いのも事実。労務管理ソフトの基本から、業務に応じたおすすめのソフト、またソフト選定において比較すべきポイントを網羅しました。ぜひ、参考にしてベストなソフト選びに役立てましょう。
それでは、今回は労務管理ソフトについてお伝えします。
労務管理ソフトとは
そもそも労務管理とは、自社で働く従業員の管理全般のことで、賃金や労働時間の基本的な労働条件や福利厚生の整備、労使関係など、集団的な管理を指します。労務管理の目的は、経営資源としてのヒトが本来の能力を発揮できるように環境条件を整備することです。
ただし、労務管理ソフトは労務に関する経営上の数値分析や処理を目的としたものではありません。ほとんどの方は、労務管理ソフトとは給与計算や社会保険といった定型事務を行うためのものとイメージしますよね。その認識で大方間違いはありません。
さらに補足すると、労務管理ソフトでは入退社に伴う登録・抹消、社会保険の手続き、賃金算定の元となる労働時間の算定・把握、福利厚生の適合可否や付与などの事務を能率的に行えます。
労務管理ソフトを導入すべき理由とは
労務管理ソフトは煩雑な労務事務の負担を軽減してくれます。労務管理ソフトをなぜ導入すべきなのか、主な理由は以下のとおりです。
- 人力では非効率
- 効率的な情報管理
次章で詳しく見てみましょう。
人力では非効率
労務管理事務では、社員個人とだけでなく、さまざまな機関とも手続きをしなくてはなりません。特に公的機関の手続きは、そこでしか扱わない特殊なもので、業務頻度は低いものの専門性が高いです。
また、労務事務の対象者は会社に所属する従業員全員で、しかも人によって適用範囲や必要な手続きが異なり、プライバシー情報の取り扱いにも注意しなくてはなりません。会社の規模が大きくなると、労務管理システムなしでは立ち行かなくなることが目に見えていますよね。
近年の労務管理ソフトは電子申請や従業員による電子入力に対応し、より手続きの迅速化と省力化、能率化を進められます。
効率的な情報管理が可能
労務管理において、従業員の情報更新や待遇に関わることはミスが許されませんよね。特に情報更新は紙の書類を使って人手で管理するより、一度登録・変更した情報をソフトに自動転記させたほうがミスなく効率的に済ませられます。
また、各従業員の毎月の勤怠確定や給与計算、年に一度の更新手続き、法定三帳簿の更新など、システムに任せたほうが合理的です。
人事労務全般でおすすめの労務管理ソフト：人事労務 freee
「人事労務 freee」は小規模事業者から中堅企業まで使えるクラウド型の労務管理ソフトです。人事労務は従業員の待遇に関わる事柄を含むため、ミスや間違いは許されません。労務事務の担当者にかかる負担は大きいですが、人事労務 freeeなら事務を省力化し、手続きの迅速化が簡単にできます。人事労務 freeeの特徴は主に以下の３つです。
- 給与計算から明細配布までの自動化
- 従業員の入力による手続きの簡略化と迅速化
- 年一回の手続きの効率化、法定三帳簿の自動更新
以下で詳しく説明します。
給与支払いに関わる事務の自動化
人事労務 freeeでは、勤怠情報を元に自動で給与計算を実行します。労働保険や所得税の計算も、クラウドサービスなので最新の賦課率を反映し常に正確に行えます。従業員の給与計算から明細作成まで自動で行ってくれるので、担当者の負担もかなり軽減されるでしょう。Web明細を採用すれば、完全ペーパーレスな給与事務も可能です。
従業員の入力作業で手続きの省力化と迅速化
人事労務 freeeなら、従業員はオンラインで各種書類の入力や提出ができます。現場で働く従業員や、外回り中心の営業社員、入社を控えた内定者など、手続きのためにわざわざ出社しなくて済むので楽ですよね。提出状況も書類の種別や対象者別に一覧で表示され、進捗確認と管理が簡単にできます。
年一度の手続きの効率化と各種書類の自動作成・更新
年末調整や労働保険の更新など、1年に1度の定期業務は短期間に業務が集中し、担当者は忙殺されてしまいますよね。人事労務 freeeはさまざまな社員情報を集約して、各種の書類を自動作成・更新するので手間がかかりません。たとえば、社員入社時の労働保険や社会保険の加入書類を自動出力したり、備えつけが必要な法定帳簿もソフトが自動更新してくれます。
勤怠管理でおすすめの労務管理ソフト：ジョブカン
従業員の給与算定のためには、正確な労働時間の把握と確定が必要です。ただ、日々すべての従業員の勤務時間を登録したり、月ごとに計算・集計するのはとても煩雑な作業ですよね。ジョブカン勤怠管理なら、そんな面倒な勤怠登録や集計を簡単にします。
このソフトはさまざまな雇用形態や勤務形態、打刻方法に対応しているのが特徴です。正社員やアルバイト・パート、またシフト制やフレックスタイム、変形労働時間制、裁量労働制に対応しているので、自社で使えるか不安に思う方も心配はいりません。
さらに、交通系電子マネー等のICカードやGPS、指静脈認証、LINE、Slackによる打刻が可能で、さまざまな職場や働き方に合わせられます。リアルタイムに勤怠状況を把握でき、打刻忘れ防止機能もあって安心です。
経費精算でおすすめの労務管理ソフト：楽楽精算
出張をともなう業務に対し、特別手当の規程を設けている企業もありますよね。この場合、勤怠ソフトをカスタマイズするより、出張があれば必ず発生する経費精算と同時に処理するのが合理的です。「楽楽精算」は出張の日当や特別手当を自動計上してくれるため、出張時の手当や日当を別のソフトを使い計上する必要はありません。
さらに、楽楽精算は自動仕分けもしてくれるほか、弥生などさまざまな会計ソフトと連携もできます。楽楽精算の主たる用途は経理の経費精算ですが、社員の出張業務が多いなら、出張の手当の計上も同時にこなす楽々精算を検討しましょう。
労務管理ソフト比較のポイント
この記事で取り上げたソフト以外にも、労務管理ソフトはたくさんあります。いろんなソフトを比較して検討したいと考える方のために、留意しておきたいポイントをかいつまんで紹介します。
- 自社業務や電子申請に対応
- 従業員による基本情報の登録
- 他システムとの連携
労務管理ソフトによって機能はそれぞれ。良さそうなソフトをカスタマイズするより、自社業務に合った機能を備えたソフトがベターです。近年、電子申請が普及するようになったため、検討中の労務管理ソフトが対応しているかも確認しましょう。
なお、従業員の基本情報の登録・変更は、本人によるフォーム入力と提出がより効率的に管理・処理できます。また、労務事務と深く関わる勤怠管理システムや給与計算システムと連携できればよりベストです。
さて、今回は労務管理ソフトについてお伝えしました。最後に、労務管理ソフトについてまとめましたので、確認と整理をしましょう。
労務管理ソフトとは労務事務専用の業務ソフトです。給与計算や社会保険の手続きのような煩雑で専門的な労務事務は、紙の書類による管理では非常に効率が悪く現実的ではありません。
【おすすめの労務管理ソフト】
- 人事労務 freee（人事労務全般）：給与手続きの自動化、書類の自動作成・更新
- ジョブカン（勤怠管理）：さまざまな打刻方法、勤務・雇用形態に対応
- 楽々精算（経費精算）：出張者の労務事務専用（精算と手当/日当の自動計上）
【労務管理ソフトを比較するポイント】
- 自社業務で使いやすい：特別なカスタマイズが不要
- 電子申請や従業員登録の可否：手続きの省力化と迅速化
- 他システムとの連携性：勤怠管理や給与計算システムと連携しさらに効率化
今は労務管理ソフトを活用し、労務事務にできるだけ手間をかけないのが当たり前になっています。さらに電子申請制度や従業員による情報登録システムが登場し、労務事務がグッと効率的になりました。まだ労務管理ソフトを導入していないなら、早めに検討を行い、労務事務にかけている労力を削減しましょう。
弊社ではこれらのソフトを扱っていますので、もし上記のいずれかのソフトの導入をお考えの場合はまずご相談ください。
