昨今の情勢からテレワークが大きく注目されています。テレワークで仕事を進めるにはWeb会議システムは欠かせませんよね。実際に、わが社でもWeb会議システムを比較・検討中だという方もいるでしょう。
Web会議システムがあれば、朝礼やミーティングなどの全体連絡だけでなく、個々の社員への業務連絡手段としても使えます。またWeb会議はリアルタイムにやり取りでき、書類の送受信も可能だから、デスクワーク中心の業務であれば汎用性は高いです。さらに、社内のほか打ち合わせなど社外連絡にも使えるので、外出にかけていた時間を削減できるのもメリット。
とはいえ、Web会議システムはどんなものがあって、どんな点を比較すれば良いのかわからなくなりますよね。そこで、今回は最近関心が高まっているWeb会議システムを比較・紹介します。自社に最適なWeb会議システムの候補はどれか、ぜひ見定めましょう。
Web会議システムとは
まずはWeb会議システムとは何か、簡単に確認しましょう。
Web会議システムとは、離れた拠点にいる人たちが通信回線を介してリアルタイムにつながり遠隔会議を行うものです。このため、例えばテレワークやオンラインミーティングのように、お互いが別の場所にいる時にとても役立つでしょう。社内の一室を占有し専用機材が必要なテレビ会議システムに比べて、Webカメラとマイク搭載の汎用端末とネット回線さえあれば使える簡便さが魅力です。
実はWeb会議システムはソフトウェアではなくWebサービスのことを指し、ブラウザやアプリで利用できます。また、Web会議のツールには有料・無料で使えるさまざまなサービスがあります。
Web会議システムを導入するメリット
Web会議を導入するメリットには以下があげられます。
- 低コストでの導入・運用
- リアルタイムの相互コミュニケーションで、情報共有・意思決定を迅速化
- 移動時間と経費の削減で、大規模会議も容易
それぞれについて、詳しく説明しましょう。
低コストで導入できる
Web会議システムは、導入や運用にかかるコストを低く抑えられます。システムを使うにはパソコンやタブレットのような汎用端末とインターネット回線さえあればよく、たいていの企業ならすでに持っていることが多いでしょう。しかも参加メンバーや拠点数の増減があっても、ライセンス追加（ユーザー登録）により柔軟に対応可能なのも便利ですよね。
リアルタイムでの相互コミュニケーションで、情報共有・意思決定を迅速化
メールはテキスト、電話は音声しか情報がないので、どうしても伝えたかった点の齟齬が起きがちですよね。また、メールはすぐチェックされるとは限らないので、送った内容がすでに古いものだった、ということもあります。
Web会議システムはメールや電話と違い、互いにリアルタイムで動画と音声をやり取りします。したがって表情や感情も伝わり、深くコミュニケーションを取ることもできるでしょう。その結果、情報共有や意思決定がスムーズにできるようになります。
移動時間と経費削減で、大規模会議も容易
一か所に集まる会議の開催は、どうしても時間とコストがかかりますよね。Web会議は実施のハードルが低く、また各人の拠点で参加可能なので 移動にかかる時間や経費を削減できます。
大規模な会議は会場確保や参加者のスケジュール調整が大変ですが、Web会議であればかなり準備が楽になるに違いありません。
おすすめのWeb会議システム【無料編】
いきなり有料版を使うのではなく、無料のWeb会議システムを比較したり試してみたいという方もいますよね。そこで、まずは無料で使えるWeb会議システムをいくつか紹介します。一般のビデオ通話サービスとしてすでにご存じの方もいるかもしれませんが、ビジネス向けにどう使えるかもあわせて確認しましょう。。
画面共有ができる「Zoom」
Zoomは画面共有やホワイトボード機能により、討議資料を参照したり、内容をまとめながら議論を進めていくことができます。また、Zoomアカウント登録が不要で、主催者送付の会議URLをクリックすれば出席できる手軽さが魅力。
ただし、無料版でのグループ会議は時間制限（40分）があることに注意しましょう。
背景のぼかしができる「Skype」
Microsoft社提供のSkypeはビデオ通話サービスの老舗です。画面共有やホワイトボード機能があり、資料の共有や書き込みをしながら会議ができるでしょう。
また背景のぼかし機能は参加者の周囲の環境を隠せるから会議に集中できます。会議参加可能数は50までなので、比較的小規模な組織での利用がおすすめ。
無料のWeb会議システムは気軽さが最大のメリットで、部門内の報連相、周知連絡に適しています。ただ手軽な分、社内リスト登録を敬遠する人も出るでしょう。このため面識があり、関係性を構築済みの社員同士でグループをつくり、能率的な連絡手段として活用するのがおすすめです。
おすすめのWeb会議ツール【有料編】
Web会議システム導入の方針が決定していて、有料のWeb会議システムを比較・検討したい方もいますよね。有料のWeb会議システムでおすすめなのは、世界トップシェアのWebexや、クラウド型業務ソフトと連携できるTeamsやGoogle Meetです。それぞれのシステムについて、詳しく解説しましょう。
大人数での会議におすすめ「Cisco Webex Meetings」
Cisco Webex Meetingsは無料サービスと同様、アカウント不要で200名までURLでの会議参加が可能です。会議主催者ごとにプランに加入し、無料プランと有料プランがあります。有料プランの料金は月額1,490～2,980円の3段階制で、必要な機能に応じてプランを選びましょう。
Cisco Webex Meetingsでは画面共有のほか、共有画面に対しメモを書き込めます。このため、リアルタイムなブレインストーミングなどにも役立つでしょう。また。画面のほか、ファイル共有できるので、込み入った会議資料も自由に提供・使用できるのは便利ですよね。
Microsoftとの連携がスムーズな「Teams」
最近は文書作成などの業務ソフトがクラウド化されており、日常活用している企業も多いでしょう。TeamsはExcelやWord、PowerPointMicrosoft 365と連携できるのが最大のメリット。Teamsは部門やプロジェクト別にチャネルを作成し、情報を一つにまとめ、共同作業を行うハブとして活用できます。
背景のぼかし機能は、在宅ワーク時のプライベート空間や、外出先の共有空間に映り込む人影の映り込みを隠せます。このため、自宅を見せたくないという方にはおすすめです。
Googleとの連携がスムーズな「Meet」
Google MeetはG suiteとも連携でき、全員がGoogleアカウントを持つ企業に向きます。プラン料金はいずれも500～600円台から数千円台まで3段階あり、機能制限のある無料プランもあるので利用状況に応じて選択しましょう。Googleアカウントさえあれば良いので、出先でのちょっとした報告をスマホですることもできますよね。
有料のWeb会議システムは総じて音声・動画品質が良く、高いセキュリティが期待できます。したがって社外の人との利用にも適しています。具体的な使用感や相性が気になる方は、無料版を導入し、有料版に移行・展開していきましょう。
Web会議システムの比較はここがポイント！
ここまで無料と有料のWeb会議システムを比較・紹介してきましたが、最後に自社に適したWeb会議サービスを選ぶポイントを解説します。
- 同時接続可能なセッション数
- 機能
- 業務ツールとの連携性
同時に何台接続ができるのかを確認する
Web会議システムはサービスによって同時接続の上限（会議に参加可能な拠点数）が異なります。会議の参加形態（拠点単位でまとまって参加するか、各自の端末から個々に参加するか）により、必要なセッション数を満たしているか、拡張性についても確認しましょう。
ちなみに各Web会議サービスの同時接続上限は、以下となっています。
Zoom（無料版）:100
Skype:50
Cisco Webex Meetings:200
Teams:250
Google Meet:250
どんな機能が使えるかをチェックする
Web会議システムの比較において、機能チェックは外せないポイント。各サービスにより違いますが、画面共有やチャット、資料配布といった会議支援機能のほか、ルーム管理機能、録画やホワイトボードのような付加機能まであります。
能率的な討議には会議支援機能があると便利ですし、会議の開催と進行には管理機能は欠かせません。録画機能があれば後で内容を把握・確認もできます。自社が想定する用途によって必要な機能を見定めましょう。
使っているツールとの連携性を確かめる
Googleアカウントを持っている場合はGoogleMeet、Microsoft365を利用している場合はTeamsなど、自社が導入しているツールに合わせましょう。なぜなら、業務ツールと連携できるWeb会議システムは使い勝手が良いです。各自の予定表を参照しスケジュール調整したり、資料の展開・保存・追記も簡単になるのでチェックが必要です。
さて、今回はさまざまなWeb会議システムを比較・紹介しました。Web会議システムはリアルタイムで会話したり資料を提示できるので、業務や意思決定の迅速化が図れます。また、会議参加の移動にかかる時間やコストを大きく削減できるのもメリットです。
おすすめのWeb会議システムには、以下があります。
【無料】
- Zoom
- Skype
いずれも、一般向けのビデオ通話アプリの大手で、使いやすさに定評があります。
【有料】
- Cisco Webex Meetings
- Teams
- Google Meet
Cisco社のサービスは法人向け最大手の実績があり、TeamsやGoogle Meetはクラウドの業務アプリとの親和性が高いです。
また、Web会議の導入・検討時に、比較しておきたいポイントは以下の通りです。
- 同時接続可能数 ：自社の利用者数と拡張性を勘案
- 機能面 ：必要な機能を見定める
- 業務ツールとの連携性：自社ツールやシステムとの親和性、相性
Web会議システム導入で、会議出席のコスト低減と業務効率化、働き方の多様化も促せます。今回の記事を参考に、自社にとって最適なウェブ会議システムを選択し、ビジネスを加速させましょう。
なお、弊社は上記のツールの他にさらに性能の良いWeb会議システムを取り扱っています。導入を検討されている方は、まずお問い合わせください。
